Das Disponic Modul Zeiterfassung offeriert Ihnen mit seinen 3 Alternativen eine erhebliche Zeitersparnis.

Für Alternative 1 ist der Zugang zu Disponic im Web essenziell, denn nur so ist es dem Mitarbeiter möglich, die schriftlich begründete Meldung über den zeitlichen Verlauf seiner Arbeit zu machen. Ihrem Disponenten kommt dann die Aufgabe zu, eine Übernahme der gemeldeten Zeiten in die Planung vorzunehmen oder diese zu verweigern.
Hierbei muss sich Ihr Disponent aufgrund der Filterfunktion nur der Bearbeitung solcher Dienste widmen, die von einer Änderung betroffen sind.

Wie auch bei Alternative 1 ist hier Disponic im Web unabdingbar, denn Ihr Mitarbeiter teilt Ihnen Start und Ende seiner Arbeitszeit per Smartphone mit, was zur Folge hat, dass Disponic einen GPS – Korridor um seinen Auftrag legt.
Vora GPS – Korridors aufhält. Ein Abgleich der Zeiten kann Ihr Disponent dann im Nachhinein vornehmen.

Erforderlich für die elektronische Zeiterfassung via NFC ist ein Android – Smartphone oder Tablet und ein Dienstausweis mit integriertem oder aufgeklebtem NFC – Chip, der im Besitz Ihres Mitarbeiters sein muss, damit dieser sein Ein- bzw. Ausstempeln veranlassen kann.
Die weitere Verarbeitung übernimmt dann Disponic mit der gebotenen Flexibilität, die aufgrund der Berücksichtigung möglicher Kernzeiten mühelos vonstattengeht und dann durch den Disponenten abgeglichen werden kann.

Die Option zur Hervorhebung unbestätigter Schichten ist auch in der Zeiterfassung völlig unkompliziert, da Sie diese Bestätigung, wenn Ihr Mitarbeiter zur Selbstbestätigung keine Möglichkeit hat, übernehmen können.
Selbstverständlich nur dann, wenn dieser diese Bestätigung auf anderem Weg schon veranlasst hatte.

Im Bereich Rechnungsstellung gehört die exakte Abrechnung der Stunden zu den zentralen Elementen für Ihre Kunden und bildet die Basis für individuelle Preise und transparente Pauschalen. Disponic bietet Ihnen mit der Schnellerfassung jede Menge Zeitersparnis, da diese eine automatische Berechnung aller Positionen vornimmt und dann auf dieser Grundlage die Rechnung selbständig generiert.  Zusätzlich werden Ihnen die offenen Posten übersichtlich angezeigt.

Schon mit Einführung der XRechnung war Disponic mit allen vorhandenen Features der Rechnungsstellung, wie automatischen Rechnungsanhängen, Versand und Export von Emails usw. ausgestattet.
Manuelle Rechnungsanlagen können seit Version 3.1.00 in der Belegbearbeitung einer Rechnung angehängt werden oder zusammen mit dieser ausgedruckt, als Email versendet oder exportiert werden.
Zwischen 2 und 50 MB Gesamtgrößenlimit für die Anhänge ist in den Anwendungseinstellungen einstellbar.
Bei Überschreitung des eingegebenen Limits erfolgt die Anzeige einer Warnmeldung. Aber nicht nur die Festlegung des Gesamtgrößenlimits der Anhänge ist möglich, sondern auch, ob diese in Kombination mit der Rechnung oder als einzelne Datei beigefügt werden. Des Weiteren bekommen Sie bei den Rechnungskopien noch zwei weitere Einstellungen offeriert und zwar zum Einen, dass die Rechnungsanhänge bei den Kopien keine Berücksichtigung finden oder zum Anderen, dass bei mehreren Kopien der Anhang nur für die erste Kopie angefertigt wird.

Zu erwähnen wäre noch, dass der Reiter „Rechnungsanlagen“ für Sie erst dann sichtbar wird, wenn Sie Ihre benutzerbezogenen Layouts einmalig zurücksetzen.

Schon seit Version 2.7.00 ist die Möglichkeit zur optionalen Konfiguration gegeben, die die Freigabe von zwei Benutzern fordert für Rechnungen, die gebucht werden sollen. Fortan entscheiden Benutzer mit der neuen Berechtigung „Rechnungsfreigabe“ darüber, ob Rechnungen zur Buchung freigegeben oder die bereits erteilten Freigaben wieder entzogen werden. Von nicht freigegebenen Rechnungen lässt sich lediglich ein Probedruck erstellen. Der Versuch, nicht freigegebene Rechnungen einer Buchung zu unterziehen oder von diesen einen Ausdruck anfertigen zu wollen, wird mit einem Warnhinweis quittiert. Werden mehrere Rechnungen gleichzeitig solch einem Versuch unterzogen, kommt es nur bei den freigegebenen Rechnungen zur Buchung und zum Ausdruck.

Ab Version 3.4.00 lässt sich ein Beleg mit dem Vermerk „gedruckt“ einfach per Knopfdruck als bezahlt kennzeichnen, wobei die Felder „komplett bezahlt“ und „bezahlt“ völlig automatisch mit aktuellem Datum und vollem Buchungsbetrag versehen werden. Aber auch Teilzahlungen lassen sich durch die manuelle Eingabe im Feld „letzte Zahlung am“ und dem Eintrag im Feld „bezahlt“ schnell und einfach verbuchen.  Der noch offene Betrag wird dann automatisch aktualisiert.

Wird eine Rechnung storniert, kann seit Version 3.5.00 der Grund für die Stornierung als Vermerk der Rechnung beigefügt werden. Die Steuerung dieser Funktion ist standardmäßig auf „kein Zugriff“ gesetzt und bedarf somit der Programmberechtigung der User.
Zusätzlich können Sie in den Organisationseinheiten die Einstellung vornehmen, dass der Stornogrund für die Ausführung eine verpflichtende Funktion einnimmt.
Da Sie für das Modul E – Rechnung eine Lizenz benötigen, dürfen Sie gerne, falls Ihnen diese Lizenz noch fehlt, bei uns für ein unverbindliches Angebot anfragen.

Mit Disponic im Web verfügen Sie über eine Browseranwendung, deren Einsatz für Smartphone, Tablet oder Notebook vorgesehen ist. Mit Disponic im Web eröffnen sich Ihnen und Ihren Kunden völlig neue Dimensionen, denn alle Ihre Werbeanwendungen besitzen eine dem Smartphone angepasst Oberfläche, die Ihren Mitarbeitern durch den direkten Login als Unterstützung bei der Planung dient und Ihren Kunden volle Transparenz gewährt.

Das im Modul Disponic im Web enthaltene Wächterkontrollsystem mit digitalem Wachbuch erlaubt Ihnen per App die Dokumentation vorgegebener Kontrollrouten, sowie die Simplifizierung und Digitalisierung konkreter Vorfälle.
Das Scannen an den Kontrollpunkten mit NFC – Technik ist vor allem im Revier- und Streifendienst eine wertvolle Bereicherung, zumal die Chips mit ihrer Kosteneffizienz und Ihrer Wetterbeständigkeit gut sichtbar anzubringen sind.
Nach dem Scannen mit dem Smartphone wird im System automatisch ein Protokoll angelegt und mit Fotos und Text vervollständigt, da das Wächterkontrollsystem eine Verbindung zum digitalen Wachbuch aufweist.

Da Smartphones und Funkgeräte aufgrund ihrer Kostenintensität als Wertgegenstände bezeichnet werden können, entsteht Ihrem Unternehmen bei Verlust oder Diebstahl ein großer Schaden. Aus diesem Grund bietet Ihnen Disponic die Ressourcenverfolgung, bei der diese Wertgegenstände per App mit QR – Code oder NFC gescannt werden und so über den Dienstausweis eine Identifikation des jeweiligen Mitarbeiters möglich ist.
Die Ressourcenverfolgung ist ihr Garant für eine perfekte Lagerhaltung und Bestandsführung.

Darüber hinaus stellt Ihnen die Ressourcenverfolgung die Option zur Erstellung einer Auswertung zur Verfügung, die Sie genau darüber informiert, an welchen Mitarbeiter Sie welche Gegenstände herausgegeben haben.

Als zusätzliche Absicherung eröffnet Ihnen die Ressourcenverfolgung die Alternative zur Anfertigung eines Ausgabebelegs, der sowohl der Unterschrift des Ausstellers, wie auch des Warenempfängers bedarf.

Das Modul Dienstplanung ermöglicht Ihnen zu jeder Zeit, Einblick in den Dienstplan zu nehmen und dabei die Abfrage aller signifikanten Details eines Auftrages, wie Dienstzeiten, Aufgaben, Adressen und besondere Merkmale abzurufen.

Zur gezielten Ermittlung des Einsatzortes ist die Navigation über Google Maps möglich und durch die Lesebestätigung wird gewährleistet, dass Ihr Einsatzleiter immer mit dem aktuellen Stand der Aufträge vertraut ist.

Die Berücksichtigung der unterschiedlichen Tarifbestimmungen in den Bundesländern erfolgt bei Disponic Dienstplanung völlig automatisch und auch eine monatsübergreifende Planung stellt keinerlei Problem dar.
Mit dem Modul Dienstplanung gehören Doppelbelegungen endgültig der Vergangenheit an, ebenso wie nicht besetzte Dienste.

Die Suche nach dem für den vorliegenden Auftrag passenden Mitarbeiter ist mit Disponic Dienstplanung das reinste Kinderspiel und ist dieser gerade nicht verfügbar, wird Ihnen das sofort angezeigt.

Mit seiner immens großen Leistungsfähigkeit bewältigt Disponic die parallele Planung mehrerer tausend Mitarbeiter mit Leichtigkeit.

Generell registriert das Modul Dienstplanung die in der Regel benutzerbezogenen Änderungen, so dass beim erneuten Öffnen des Reiters der aktuelle Stand angezeigt wird.
In einigen Bereichen, wie beispielsweise bei den Stammdaten Ihrer Mitarbeiter bietet Disponic sogar die Funktion, dass eine durchweg abrufbare Speicherung der Änderungen vorgenommen werden kann.

Das Bestätigen der Schichten ist als unterstützende Funktion gedacht, die Ihnen anzeigt, ob Ihr Mitarbeiter seinen Dienstplan eingesehen hat oder nicht, was aber absolut nicht mit seiner Annahme oder Verweigerung des Dienstes in Verbindung steht.

Die Lizenzierung des Web Modules ist für diese Funktion Voraussetzung, ebenso wie der Web – Zugang des Mitarbeiters und die Freigabe des Auftrags für das Web.
In den Einstellungen des Web – Portals kann die Lesebestätigung aktiviert werden, was dann einer manuellen Bestätigung jedes einzelnen Auftrags durch Ihre Mitarbeiter bedarf.

Unbestätigte Schichten werden durch eine rote Markierung hervorgehoben, was übrigens auch in der Zeiterfassung im Rahmen des Möglichen liegt.

Während Sie auf der rechten Fensterseite eine Einstellung der Suchkriterien vornehmen können, erfolgt auf der linken die Anzeige der Mitarbeiter, die denen von Ihnen vorgegebenen Merkmalen entsprechen. Mit einem Klick erkennen Sie Ihre Auswahl an und eine Zuweisung des Mitarbeiters zur jeweiligen Schicht erledigt sich wie von Zauberhand.

Gerade für Veranstaltungen, für die der Disponent oftmals die mehrmalige Nachbesetzung einer Position in Angriff nehmen muss, minimiert diese Prüfungsfunktion den Planungsaufwand um ein Vielfaches.

Disponic offeriert Ihnen die Option, Gesetzmäßigkeiten zur Pausenberechnung festzulegen, damit die Pausendauer je nach Dienstlänge einer automatischen Berechnung unterliegt.
Mühelos lassen sich die Modelle für die Pausenzeiten in den Grundlagen anlegen und bedürfen dann nur noch einer Auswahl Ihrerseits in den Stammdaten des Mitarbeiters.

Der Stichtag für die Übersicht kann frei von Ihnen gewählt werden und zusätzlich bekommen Sie die Alternative, eine Filterung der Auswahlkriterien vorzunehmen.
Ob einer Ihrer Mitarbeiter noch aufzubrauchenden Urlaub oder Resturlaub hat, ist über die Summenzeile in den Spalten „Rest“ und „Verfügbar“ kinderleicht abzulesen. Die Übersicht jedes einzelnen Mitarbeiters kann über die Schaltfläche „Kalender“ geöffnet werden und dann in seiner kompletten Ansicht über die Schaltfläche „Drucken“ gedruckt oder exportiert werden.

Durch den Austausch der Schaltfläche „Flagge“ durch die Anzeige von drei Optionen zur Auftragsdarstellung unterliegt die Übersicht für die Planung einer deutlichen Verbesserung. Sie können nun Ihre Wahl zwischen „Alles“, „Geforderte Schichten“ und „Offene Schichten“ treffen.

Erst wenn die vollständig angezeigte Zeile die Erfüllung der Anforderungen anzeigt, entfaltet die gewählte Option ihre volle Wirkung.

Wie die Option schon vermuten lässt, werden hier alle vorgegebenen Dienste ohne Ausblendung zur Anzeige gebracht.

Bei dieser Option wird Zeile 4 ausgeblendet und es erscheinen nur die Dienste, die mit Sollvorgaben versehen sind.

Bei dieser Option werden nur Dienste mit Sollangabe aufgeführt, deren Vorgaben noch einer vollständigen Erfüllung bedürfen.  Hier erfolgt die Ausblendung der Zeilen 1, 2 und 4.

Das Versenden von Dienstplänen per Serien – Email steht Ihnen dann zur Verfügung, wenn die Stammdaten Ihrer Mitarbeiter inklusive Email – Adressen aktualisiert sind.
Aber das alleine reicht noch nicht aus, denn die Email – Einstellungen des Disponic Client Benutzers müssen für diesen Vorgang ebenfalls hinterlegt sein.

Ergeben sich Änderungen, nachdem der Dienstplan bereits ausgedruckt und verschickt wurde, hat Disponic auch dafür die perfekte Lösung.
Rufen Sie einfach den Report „Dienstplan für den Mitarbeiter“ auf und schon werden die Änderungen seit dem letzten Versenden mit einer Markierung in Rot versehen.
Aktivieren Sie dann noch die Druckfunktion für die letzten Änderungen, erhalten Sie nur die Dienstpläne, bei denen es eine Änderung gegeben hat.
Mit Ihrer Bestätigung für das erfolgreiche Versenden und Drucken gibt es eine interne Kennzeichnung der Dienste, die diese als geändert hervorheben.
Dank Disponic sparen Sie jede Menge Zeit, da Sie sich keinerlei Notizen machen müssen, die Ihnen mitteilen, wo sich Änderungen ergeben haben.

Wann immer Sie das Modul Arbeitszeitkonto starten, bleibt Ihnen überlassen, denn jedes neue Zeitkonto wird mit dem jeweiligen Startdatum und -wert des Mitarbeiters ausgestattet und die Bewertung zurückliegender Zeiträume erfolgt erst danach.

Im Zeitkonto werden die Überstunden der Mitarbeiter hinterlegt, ebenso wie die Administration der  Plus- und Minusstunden völlig automatisch erfolgt. Fehlende Stunden, die sich aufgrund einer geringen Auftragslage ergeben, können problemlos über das Arbeitszeitkonto egalisiert werden. Frei von Ihnen wählbar sind die Kriterien, nach denen die Arbeitszeitkonten geführt werden.  So entscheiden Sie darüber, ob es eine Obergrenze für angehäufte Stunden geben soll oder ob es Ihrem Mitarbeiter erlaubt ist, Minusstunden auf seinem Konto zu haben. Und auch die Weiterverarbeitung der verschiedenen Lohnabrechnungswerte liegt ganz und gar in Ihrem Ermessen.

Die monatliche Tabellenübersicht verschafft Ihnen den nötigen Überblick über den Zeitkontenstand und die Zeitkontenentwicklung, die per Ausdruck an den jeweiligen Mitarbeiter weitergegeben werden kann.

Die Ihnen zur Verfügung stehenden Listen entsprechen nicht Ihrer Vorstellung?

Kein Problem, dann fertigen Sie doch einfach und unkompliziert Ihre ganz persönlichen Listen mit Disponic an, die Sie dann wie alle anderen Listen ausdrucken und exportieren können.

Damit Sie keine Zeit verlieren, haben Sie die Möglichkeit Ihre selbst angefertigten Listen innerhalb der Mitarbeiter Stammdaten einer Speicherung als Layout zu unterziehen.

Gerade in der Sicherheits- und Veranstaltungsbranche ist die Administration und Einsatzplanung der Mitarbeiter oft mit hohen Kosten und einem immensen Zeitaufwand verbunden, so dass viele Unternehmen vermeintlich kostengünstige Varianten wählen, die dann zusätzlich noch von einer großen Fehleranfälligkeit geprägt sind.

Greifen Sie deshalb gleich zu unserer Disponic Software, die in einer gelungenen Kombination praxiserprobte Funktionen und neueste Technologie auf höchstem Niveau in sich vereint. Gemeinsam mit Disponic im Web, dem Internetportal und dessen Funktionen Dienstplanauskunft, Urlaubsantrag usw. bleibt rasche und moderne Kommunikation über große und kleine Entfernungen keine Zukunftsmusik.

Das Disponic Dashboard bietet Ihnen einen Überblick über aktuelle, noch zu erledigende Posten, indem Sie Einblick darüber erhalten, welche Mitarbeiter ihren Dienstplan noch nicht eingesehen haben oder welche Aufgaben noch einer Planung bedürfen.
Aber auch Geburtstage, eingereichte Urlaubsanträge oder den Ablauf von Qualifikationen können Sie mit einem Blick erfassen.

Das Disponic Dashboard erreichen Sie bequem mit einem Klick auf den Disponic Ball oben links über dem Menü oder Sie setzen in den Systemeinstellungen beim Reiter Benutzer ein Häkchen bei Detailansicht und fortan öffnet sich das Dashboard direkt beim Start.

Disponic bietet zwar die Funktion des Mehrfach – Logins an, aber diese kann aufgrund der Belegung von Lizenzen durch überflüssige Logins benutzerbezogen deaktiviert werden.
Nach erfolgreicher Deaktivierung bekommt der Anwender bei einem bereits aktiven Login bei erneuter Anmeldung einen Hinweis darauf.
Bei der Bestätigung, den Vorgang fortzusetzen, erfolgt für den Nutzer die automatische Abmeldung mit einem Timeout von 100 Sekunden.

Vor Inbetriebnahme dieser Einstellungen ist es ratsam zu kontrollieren, ob eine Belegung der Lizenzen durch Mehrfach – Logins auch wirklich stattfindet. Ist dem nicht so, kann bei der manuellen Abmeldung verblieben werden.

Falls eine Erreichbarkeit des Aktivierungsservers nicht gegeben ist, erscheint beim ersten Anmeldeversuch ein Infofenster, in welchem die IP – Adresse zu sehen ist mit dem Hinweis, sich an den Support zu wenden.

In gleicher Weise ist zu verfahren, wenn der Hinweis erfolgt, dass eine Unvollständigkeit der Konfiguration der Datenbank vorliegt und deren Anpassung vonnöten ist.

Bei Active Directory handelt es sich um eine Verwaltungsebene für Administratoren, in der Sie neue User anlegen und für diese Passwörter vergeben können.
So ist die Anmeldung für neue Mitarbeiter an ihren Computern einfach, aber auch die Deaktivierung bei deren eventuellen Ausscheiden aus Ihrem Unternehmen.
Selbstverständlich ist auch eine Zurücksetzung des Passworts möglich, wenn dieses vergessen wurde.

Mit einem Klick auf Anwendungseinstellungen in den Systemeinstellungen ist es Ihnen auch möglich, die Windows – Authentifizierung zu aktivieren.

Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter dafür, dass Datenschutz bereits bei ihren Verhaltensweisen und ihrer persönlichen Einstellung anfängt.
So sollte es beispielsweise für Mitarbeiter, die auf Personaldaten, Zeiterfassung oder Einsatzpläne Zugriff haben, selbstverständlich sein, dass sie dafür sorgen, dass beim Verlassen des Arbeitsplatzes, auch dann, wenn es sich nur um eine Kaffeepause handelt, dafür Sorge getragen wird, dass Unbefugte keine Möglichkeit bekommen, den PC zu verwenden oder Einsichtnahme auf den Bildschirm nehmen zu können.

Für den verbleibenden Rest sorgen wir durch Verschlüsselungen und andere technische Maßnahmen.

War bis Version 3.3. XX eine maximale Arbeitsspeicherbelegung von 2 GB möglich, so hat sich dieses mit Version 3.4.00 zum Positiven verändert, denn mit der Verwendung des 64 Bit Betriebssystems fällt die Limitierung des Arbeitsspeichers weg, was die Verarbeitung von größeren Datenmengen und somit auch größeren Druckausgaben zur Folge hat.

Die Module der Disponic Software sind vielfältig und reichen von Lohnabrechnung über Dienstplanung bis hin zur Zeiterfassung.
Durch den modularen Aufbau von Disponic ist eine maßgeschneiderte Anpassung der Software auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens möglich.

Die Berechnung des Bruttolohns erfolgt bei Disponic mit der Einsatzplanung völlig automatisch, nachdem Sie einmalig alle relevanten Daten Ihres Mitarbeiters, wie Grundlohn, Zuschläge und Zulagen hinterlegt haben.
Neben der Beachtung aller Tarifverträge, die sich auch alle bildlich darstellen lassen, kommt es zur Festlegung von Löhnen und Zulagen in Verbindung mit Objekt, Tätigkeit oder Mitarbeiter.
Aber auch die Hinterlegung von Objekt- und Funktionszulagen ist im Rahmen des Möglichen, sowie von Flexibilität geprägte Abrechnungsmodelle.
Die Lohnlisten lassen sich ganz nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen gestalten, ebenso wie mehrere gesonderte Kalender parallel festlegbar sind.

Die Analyse aller Daten in Disponic findet ihre Erledigung über Pivot – Tabellen, die zum Einen eine Erweiterung der für Sie interessanten Zeilen zulassen, während die restlichen Zeilen einer reduzierten Darstellung unterliegen und die zum Anderen in Excel ausgeführt oder dynamisch gedruckt werden können.

Disponic ist mit all seinen hervorragenden Funktionen der Garant für eine problemlose Zollprüfung.

Disponic bietet Schnittstellen zu allen modernen Lohnabrechnungs- und Finanzbuchhaltungsprogrammen, wie beispielsweise Datev, Lexware, SBS etc. Ganz einfach und unkompliziert kann nach der Berechnung des Bruttolohns über den Menüpunkt „Lohnübergabe“ die Auswahl für die jeweilige Schnittstelle vorgenommen werden.

Diese hervorragende Lohnabrechnungsfunktion steht Ihnen seit Version 2.4.92 zur Verfügung und sie lässt Ihnen zwei Optionen zur Auswahl:

Bei Option 1 verfügt der entsprechende Mitarbeiter über diese Qualifikation, ohne dass dabei eine höhere Qualifikation, durch die er der gewünschten automatisch entspricht, von Bedeutung ist.

Der Mitarbeiter ist ausschließlich im Besitz der verlangten Qualifikation und hat damit keine höhere vorzuweisen.

Diese Unterscheidung ist für die Anlage von Gültigkeiten von großer Bedeutung, damit zum Beispiel einem „Meister für Schutz und Sicherheit“ eine andere Zulage eingeräumt werden kann als eine „Fachkraft für Schutz und Sicherheit“.

Findet sich eine Qualifikation nicht als Part der üblichen Qualifikationshierarchie, kann sie Option 1 oder 2 zugeordnet werden.

Zunächst einmal ist zu erwähnen, dass das Abrechnungsmodell, welches als Grundlage für die Berechnung der Normalstunden zur Anwendung kommt, nicht von Bedeutung ist.

Grundsätzlich kommen die bis zu diesem Zeitpunkt erfassten Normalstunden zum Einsatz, um die monatliche Mehrarbeit zu bestimmen.
Hierbei ist die Möglichkeit gegeben, Einstellungen vorzunehmen, die unterschiedliche Grenzwerte für Mehrarbeit bei unterschiedlichen Tarifgebieten gewährleisten.

Der Konfiguration von Disponic muss hier besondere Beachtung geschenkt werden, da diese eine gewisse Einheitlichkeit aufweisen muss und zwar indem sie die Abrechnungsmodellposition innerhalb eines eigenen Abrechnungsmodells und einer eigenen Gültigkeit vornimmt oder einem bereits vorhandenen Abrechnungsmodell beifügt.

Ab wann, also ab welcher Schicht der Mehrarbeitszuschlag berechnet werden muss, können Sie der Lohnaufteilung entnehmen.

Die Sicherheit Ihrer Daten liegt uns sehr am Herzen und deshalb sind unsere Infrastruktur und unsere Server ausnahmslos in Deutschland beheimatet zusätzlich zur Zwei – Faktoren – Authentifizierung und zur Sprachverschlüsselung mit SRTP und TLS.

Die Zwei – Faktoren – Authentifizierung verschafft Ihrem sipgate Account doppelte Sicherheit, denn nachdem Sie sich mit Ihren Login – Daten angemeldet haben, bekommen Sie auf Ihrem Smartphone einen sechsstelligen Code angezeigt, den Sie dann ergänzend eingeben müssen, um Zugriff zu erhalten. Additional sollten Sie von einem starken Passwort und hardwaregestützten Verfahren Gebrauch machen, um das höchste Maß an Sicherheit zu erreichen.

Ist die Zwei – Faktoren – Authentifizierung auch nur eine Empfehlung unsererseits und nicht verpflichtend, so ist sie dennoch der bestmögliche Schutz vor unbefugtem Zugriff Dritter auf Ihren sipgate Account.

Die Zwei – Faktoren – Authentifizierung kann pro Benutzer einzeln aktiviert und deaktiviert werden.

Um das höchste Sicherheitsniveau Ihrer VoIP – Telefonie zu gewährleisten, bedient sich sipgate der Sprachverschlüsselungsverfahren SRTP und TLS.

Während sich TLS (Transport Layer Security) dem verschlüsselten Transfer der Signalisierung Ihrer Telefonate annimmt, ist SRTP (Secure Real Time Protocol) für die Verschlüsselung von Datenströmen verantwortlich, so dass Ihre Gespräche zwischen den sipgate Servern und Ihrer VoIP – Telefonanlage einer Codierung unterliegen. Im Resultat ist deshalb eine Auswertung Ihrer SIP – Daten bei unbefugtem Zugriff auf Ihr Netzwerk so gut wie unmöglich.

Da es in seltenen Fällen immer noch VoIP – Apps ohne TLS – Anleitung gibt, ist es empfehlenswert, dass Sie Ihre App / Ihren Router auf seine TLS – Fähigkeit überprüfen.

Sie als Administrator können festlegen, welche Anrufziele für Sie und ihre Mitarbeiter einer Sperrung unterliegen sollen, ganz egal, ob es sich hierbei um kostenintensive Auslandsziele oder andere spezielle Rufnummern handelt.

Diese Anrufsperren lassen sich ganz einfach in Ihrer Account – Administration einrichten und werden innerhalb von 15 Minuten aktiv. Eine automatische Sperrung erfolgt bei neu angelegten Benutzern für teure Auslandsziele, sowie für über eine sipgate Sim ein- und ausgehende Telefonate im nicht EU – Ausland, um das Anfallen von Roaming – Gebühren zu vermeiden.

Im Bedarfsfall steht es Ihnen als Admin natürlich frei, diese Sperren aufzuheben.

Der automatische Drittanbieterschutz gehört bei uns zum Standard und bedarf keiner zusätzlichen Aktivierung.
Der Drittanbieterschutz bewahrt Sie und Ihre Mitarbeiter vor der Buchung von Fremdanbieterdiensten oder dem verhängnisvollen Klick auf sogenannte Abofallen.

Aufgrund unserer uneingeschränkt in Deutschland untergebrachten Server und Infrastruktur wird bei uns Datenschutz nach deutschem Recht großgeschrieben und somit sind unsere Rechenzentren von Hochverfügbarkeit geprägt und ISO 27001 zertifiziert.

Es ist Ihnen jederzeit möglich, alle relevanten Daten zu Ihrem Konto und Ihren Rechnungen online in Ihrem Vertrag einzusehen. Dazu ist lediglich ein Einloggen in Ihren Account und das Aufrufen Ihres Vertrags vonnöten.

Da wir unser Möglichstes tun, damit Sie mit unseren Leistungen zufrieden sind, waren Langzeitverträge bei uns gestern, denn heute kommen unsere Verträge ohne Vertragslaufzeiten aus und sind somit monatlich kündbar.

Alles, was mit Ihrem sipgate Account in Verbindung steht, sowie Flatrates, Pro – Funktionen etc. ist so konzipiert, dass Sie es jederzeit kündigen, hinzubuchen oder anpassen können.

Alle sipgate Verträge unterliegen einem festen Zahlverfahren mit automatischer Abbuchung im Prepaid – Verfahren und sind nur unter dieser Voraussetzung erhältlich. Die monatlichen Beiträge setzen sich immer aus der Grundgebühr und einem sogenannten Pufferbetrag zusammen und ihre Fälligkeit liegt immer zu Beginn eines jeden Monats. Der zusätzliche Pufferbetrag ist zur Abdeckung von Gesprächen, die sich außerhalb der gebuchten Flatrates bewegen.

In den Einstellungen Ihres sipgate Accounts können Sie festlegen, ob die Abbuchung per Lastschrift oder Kreditkarte vorgenommen werden soll, wie hoch die Aufladung Ihres Kontos ausfallen oder ob diese automatisch erfolgen soll.
Ebenso können Sie Benachrichtigungen aktivieren, die Sie darauf aufmerksam machen, wenn das Guthaben Ihres Kontos für die laufenden Fixkosten nicht ausreicht, damit Sie eine manuelle Aufladung vornehmen können.

Im Prepaid – Zahlverfahren laden Sie Ihr Konto per Lastschrift oder Kreditkarte über einen bestimmten Betrag auf, von dem dann alle laufenden Fixkosten beglichen werden. Ist der aufgeladene Betrag höher als die abgebuchten Beiträge, verbleibt das Restguthaben auf Ihrem Konto.

Nachdem Sie in Ihrem sipgate Account eine gültige E – Mailadresse hinterlegt haben, eröffnen Sie sich die Möglichkeit, sich Ihre Rechnungen per Mail schicken zu lassen.

Und benötigen Sie für Steuerberater oder Finanzamt eine Rechnung, die etwas weiter zurückliegt, finden Sie diese bequem im Rechnungsarchiv Ihres sipgate Accounts unter Account – Verwaltung. Hier können Sie alle Rechnungen des laufenden und vergangenen Kalenderjahres im PDF – Format  einsehen. Der genaue Rechnungsbetrag wird in Ihren Rechnungen unter der Bezeichnung „Telefonie Guthaben“ geführt.

Als angemeldeter Administrator können Sie jederzeit in Ihrem Account Einblick nehmen in Ihren Einzelverbindungsnachweis, der Ihnen einen Überblick über alle gebührenpflichtigen Gespräche, SMS und Faxnachrichten verschafft.

Die Anzeige kann über einen beliebigen Zeitraum aus den vergangenen drei Monaten erfolgen und kann nach Daten, Ereignissen, Benutzer oder Gruppen erfolgen.

Nicht im Einzelverbindungsnachweis, sondern nur in der Anrufliste der Benutzer werden kostenfreie und alle durch zuvor gebuchte Flatrates abgedeckte Anrufe angezeigt.

Selbstverständlich ist das Ausdrucken, Herunterladen als PDF – Dokument oder Exportieren als  CSV – Datei Ihres Einzelverbindungsnachweises möglich.

Der Einzelverbindungsnachweis enthält grundsätzlich aus Datenschutzgründen nur für den Abrechnungszeitraum relevante Daten, wie Anrufe, Faxnachrichten und SMS.

Entstördienst rund um die Uhr, Hilfe bei der Geräteeinrichtung, Support – Chat und sipgate Feedback – Portal zählen zu unserem Service und Support. Wie gut ineinandergreifende Zahnräder eines Uhrwerks arbeiten Kundenbetreuer und Entwickler an Ihrem Problem, um auf dem schnellsten Weg, eine Lösung zu finden.

Dank unserer mit viel Zeit und Geld subventionierten Maßnahmen, wie beispielsweise unserem herausragenden Monitoring, ist es uns möglich, Ihnen eine ausfallsichere Telefonanlage zu präsentieren.  Und sollte es wider Erwarten doch einmal Probleme geben, stehen Ihnen unsere VoIP – Experten 24 Stunden täglich an 365 Tagen im Jahr zur Verfügung.

Die Einrichtung Ihres ersten Endgerätes findet per Online – Meeting statt, aber keine Angst, denn hierfür benötigen Sie keinerlei technisches Vorwissen, weil unsere Experten Sie Schritt für Schritt in alle relevanten Einstellungen einweisen und alle Fragen Ihrerseits beantworten. Mit den Anleitungen und Infos, die Sie von uns bekommen, wird die Installation aller weiteren Geräte für Sie das reinste Kinderspiel.

Und fällt Ihnen die Wahl Ihres Endgerätes schwer, beraten wir Sie gerne oder Sie starten einfach ohne Hardware mit unserem sipgate Softphone.

Sie möchten dringend wissen, wo sie noch einmal eine Weiterleitung einstellen können?

Kein Problem, denn mit nur einem Klick befinden Sie sich in unserem Support – Chat, in dem Ihnen unser digitaler Assistent genau erläutert, was zu tun ist. Und sollte Ihr Anliegen für unseren digitalen Assistenten zu komplex sein, übernimmt unser hervorragend ausgebildetes Support – Team.

Sie möchten lieber direkt mit einem Mitarbeiter vom Support sprechen, dann empfehlen wir unsere Kundenhotline und liegt Ihnen der schriftliche Weg mehr, dann bieten wir Ihnen unser Kontaktformular an.

Die Zufriedenheit unserer Kunden ist unser oberstes Gebot und deshalb teilen Sie uns auf unserem Feedback – Portal mit, was Ihnen fehlt oder was wir besser machen können. Sicher lässt sich nicht jeder Wunsch erfüllen, aber dennoch sind viele unserer neuen Funktionen aufgrund von Kundenfeedback zustande gekommen.

Lässt sich Ihr Wunsch nicht erfüllen, teilen wir Ihnen natürlich den Grund dafür mit.

Die Entscheidung, ob Sie Ihre Telefongespräche mit Tischtelefon, Handy oder Softphone tätigen möchten, liegt ganz und gar in Ihrem Ermessen. Wir garantieren Ihnen, dass ganz egal, worauf Ihre Wahl auch fällt, Sie immer in der Lage sein werden, alle Funktionen der sipgate Telefonanlage zu nutzen.

Das sipgate Softphone führt Sie im Sauseschritt zu Ihrem ersten Telefonat.

Einfach herunterladen, einloggen und los geht’s!

Die Konfiguration des sipgate Softphones erfolgt völlig automatisch, so dass auf eine manuelle Installation verzichtet werden kann.

Ist der kostenlose Download und die Installation abgeschlossen, erfolgen weitere Anmeldungen nur noch über die Login – Daten und schon ist es Ihnen möglich, alle exklusiven Funktionen der Telefonanlage in Gebrauch zu nehmen.

Das bedeutet, dass Sie per Tastenkürzel Anrufe transferieren und somit das Tastenfeld für die rasche Kürzel – Eingabe nutzen können. Das Anzeigen der Anrufer steht Ihnen in großer oder minimierter Form zur Verfügung, ebenso wie Ihnen das Makeln zwischen Gesprächen möglich ist. Direkt aus der Ereignisliste sind Click 2 Dial – Anrufe verfügbar und die Tel – Uri – Erkennung erfolgt völlig automatisch. Mit dem sipgate Softphone haben Sie jederzeit Zugriff auf Ihre sipgate Kontaktliste, aus der Sie mit bis zu 3 Personen gleichzeitig eine Konferenz abhalten können.

Für all diese komfortablen Funktionen benötigen Sie keinerlei Hardware und zusätzlich wird Ihr Softphone regelmäßigen Aktualisierungen unterzogen, was sich aufgrund der unmittelbar aus der Anwendung installierbaren Updates äußerst einfach gestaltet.

Immer, wenn Sie denken, komfortabler geht es nicht mehr, halten wir eine Überraschung für Sie parat, so wie mit dem Clinq Premium Softphone.

Durch sein intuitives Interface haben Sie alle relevanten Informationen Ihres Gesprächspartners direkt vor Augen und sind sogar in der Lage, sich Notizen zum Telefongespräch zu machen, die Ihnen dann bei zukünftigen Gesprächen mitangezeigt werden. Die Clinq App versorgt Sie mit allen bedeutenden Funktionen einer Telefonanlage, wie beispielsweise Präsenzanzeigen, Weiterleitungen, Click 2 Dial, Konferenzen, Makeln usw. Und auch die Synchronisation von Kontakten, sowie die Integration von anderen Programmen, wie zum Beispiel „Slack“ stellen keinerlei Problem dar.

Selbst die Darstellung und den Gebrauch von Kontakten aus Ihrem CRM meistert das Clinq Premium Softphone mit Bravour und stellt ein Workspace zur Verfügung, mit welchem Ihre Teamorganisation von Übersichtlichkeit und Effizienz geprägt ist.

Das Cinq Premium Softphone kommt ganz ohne eigene Telefonnummern aus, so dass Sie einfach die mit Ihrem Sip – Account verknüpften Rufnummern nutzen können.

Plug & Play ist die treibende Kraft, wenn es um die rasche und von Simplizität bestimmte Konfiguration von snom D – Telefonen geht.  Für Sie als Admin Ihres sipgate Accounts ist Plug & Play, auch bekannt als Ferneinrichtung oder Autoprovisionierung, ultraleicht durchführbar, denn alles, was Sie dazu benötigen, ist die Vorlage der  Mac – Adressen Ihrer Telefone und die snom – Telefon – Firmware, deren Update – Level mindestens bei 10.x liegen muss.

Unter dem Menüpunkt „Plug & Play“ im sipgate Account kann dann kinderleicht die Eingabe der Mac – Adresse inklusive Benutzernamen erfolgen. Nach Anschluss des Telefons geht die Konfiguration fast schon magisch von ganz alleine.

Die Funktion von Plug & Play benötigt immer Telefone mit Benutzer.

Sipgate HubSpot erlaubt Ihnen die mühelose Integration Ihrer Telefonie in Ihre Unternehmenssoftware. Ausgestattet mit den Hauptfunktionen Anrufstart, Historie und Notizen erleben Sie eine enorme Zeitersparnis im Kontakt mit Kunden.

Nicht nur, dass Ihnen alle Kontaktdaten Ihres Kunden angezeigt werden, Sie haben auch die Möglichkeit während des Anrufs ein neues Ticket zu erstellen, sowie eine Aufzeichnung des Gesprächs direkt im Browser vorzunehmen oder dieses weiterzuleiten.

Die detaillierte Anrufhistorie gibt Ihnen Auskunft über angenommene oder verpasste Anrufe, sowie vorliegende Voicemails in Kombination mit Anrufzeit, Anrufdauer und Anrufdatum. Notieren Sie auch noch nach dem Anruf wichtige Details zum Gespräch und synchronisieren Sie diese mit Ihrem Kontakt, damit keine wichtigen Informationen mehr in Vergessenheit geraten.

Die vollständige Integration von sipgate in HubSpot bietet den entscheidenden Vorteil, dass alle Telefonie Funktionen in HubSpot kompromisslos zur Verfügung stehen.

Die Integration der gängigsten CRM – Systeme, wie Salesforce, pipedrive, SuiteCRM, Zoho, SugarCRM oder zendesk in die sipgate Telefonanlage geht mühelos vonstatten. Das Resultat in Form eines bedeutend größeren Funktionsumfangs, einer noch persönlicheren Beziehung zum Kunden, sowie wesentlich effektiveren Telefonaten und das alles direkt aus dem Browser verschafft Ihnen einen elementaren Vorsprung gegenüber Ihrer Konkurrenz.

Die sipgate CRM – Integration erlaubt Ihnen den Start Ihrer Telefonate mit nur einem Klick über den Browser mit der sofortigen Anzeige aller Kontaktdaten bei eingehenden Anrufen. Mit der automatischen und manuellen Anrufprotokollierung haben Sie die perfekte Sicherung aller bedeutenden Informationen aus dem Kundengespräch an Ihrer Seite.

Zudem haben Sie jederzeit in Ihrem CRM – System den Überblick über bereits erfolgte Anrufe und die Möglichkeit, entsprechende Gesprächsnotizen mit dem jeweiligen Kontakt zu verknüpfen.

Unsere sipgate Cloud – Telefonanlage und Microsoft Teams sind eine unschlagbare Kombination, wenn es um Ihre Erreichbarkeit geht.

Mit der Integration von Microsoft Teams sind Telefonate direkt ins öffentliche Telefonnetz in allerbester Sprachqualität ab sofort Ihre leichteste Übung, ebenso wie die Erreichbarkeit Ihrer Mitarbeiter auf ihren Rufnummern, Telefonen und Sims.

Und auch das Arrangement komplexer Telefon – Setups in Ihrem Unternehmen wird durch die sipgate Routing – Funktion fortan zu Ihren Lieblingsbeschäftigungen zählen.

Unsere Experten werden Ihnen in einem persönlichen Beratungsgespräch gerne alle Ihre Fragen beantworten und Ihnen Unterstützung bieten im persönlichen Onboarding bei der Installation der Integration, sowie bei der Anwendungseinweisung.

Mit sipgate.io API sind Sie in der Lage, einen Einblick in Echtzeit in Ihre Telefonanlage zu nehmen und eine Segmentierung und Visualisierung Ihrer Daten vorzunehmen. Außerdem ist die Programmierung benutzerdefinierter Reaktionen auf eingehende Anrufe realisierbar, ebenso wie Sie ausgehende Anrufe von Ihrem eigenen Dienst veranlassen können. Eine Automatisierung für das Senden und Empfangen von Faxen oder Textnachrichten liegt auch im Rahmen des Möglichen.

Und möchten Sie sipgate. io zu einem Teil Ihres CRM – Systems machen, stehen Ihnen entweder betriebsfertige Integrationen zur Verfügung oder Sie fertigen eine benutzerdefinierte Integration für den speziellen Anwendungsfall an.

Möchten Sie, dass sich Ihre gesamte ein- und ausgehende Telefonie fast wie von Zauberhand erledigt, dann haben Sie mit sipgate trunking die richtige Wahl getroffen. Dabei ist es auch völlig egal, ob sie Asterisk oder eine andere VoIP – fähige Telefonanlage nutzen. Die Mitnahme Ihrer Ortsrufnummern stellt hierbei ebenso wenig ein Problem dar, wie die Buchung neuer Rufnummern oder Rufnummernblöcke auf sipgate.

Sie wünschen eine Kombination von sipgate trunking mit Ihrer sipgate Telefonanlage?

Kein Problem, denn auch das ist kinderleicht möglich.

Mit Sipgate Mobilfunk stehen Ihnen alle Vorzüge unserer Telefonanlage auch mobil zur Verfügung und das mit zusätzlichem Festnetz.

Mit dem eSim – Profil wählen Sie den Turbo unter den Möglichkeiten, um ein Teil der sipgate Mobilfunkwelt zu werden, denn die Aktivierung erfolgt problemlos über Ihren Account in nur wenigen Augenblicken.
Ruckzuck sind Sie in der Lage sipgate zusätzlich oder ausschließlich in mobiler Form zu nutzen, denn außer einem eSim – fähigen Smartphone, einer simplen Onlineanmeldung, einem eID – Scan mit Personalausweis oder einem klassischen Video – Ident benötigen Sie absolut gar nichts.

Die Nutzung ist von einer unglaublichen Simplizität geprägt, was durch die Dual – Sim – Funktion gewährleistet wird, denn diese erlaubt, die eSim entweder zusätzlich zur bereits eingelegten Sim – Karte oder über ein aktives eSim – Profil zu nutzen.

Daraus ergeben sich klare Vorteile, die in der idealen Nutzung Ihres dual – Sim – fähigen Smartphones, sowie in der direkt brauchbaren Mobilfunklösung für Ihre Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten zu finden sind.
Des Weiteren ist Ihre Erreichbarkeit unter Ihrer Mobilfunknummer ebenso garantiert wie unter Ihrer Büronummer. Dank des einfachen Scans per QR – Code ersparen Sie sich auch noch das nervige Warten auf die Post.

Die Buchung der eSim ist auch als Multi – eSim möglich, was Ihnen die Nutzung Ihres gebuchten Datenvolumens, Ihrer Rufnummer und Ihrer Sprach – Flatrate auf all Ihren Geräten ermöglicht.

Mit den Sim – Karten von sipgate eröffnet sich Ihnen eine völlig neue Dimension in der Mobilfunkwelt, denn neben der Buchung Ihrer Mobilrufnummern, steht Ihnen der mobile Gebrauch Ihrer Festnetznummer für ein- und ausgehende Telefonanrufe zur Verfügung, was Ihnen die Einbindung Ihrer mobilen Geräte in Routing – Szenarien erheblich erleichtert.

Die Bestellung von Sim – Karten über Administrator oder Nutzer liegt jederzeit im Rahmen des Möglichen und ist innerhalb von 3 Werktagen erledigt. Die Nutzung eines mobilen Gerätes ist für einen User kostenlos, jeder weitere bedarf einer kostenpflichtigen monatlichen Buchung.

Bei Bedarf ist die Zubuchung für Nutzer von Datenpaketen und Flatrates für Deutschland und die EU realisierbar.

Ihr gebuchtes Datenvolumen, wie auch Ihre Sprachflatrate lassen sich mit der Multi – Sim auf mehreren Geräten zur gleichen Zeit nutzen, was Ihnen eine Online – Präsenz auch ohne Wlan oder Hotspot ermöglicht, ebenso wie Ihre Erreichbarkeit über Ihre Rufnummer auf allen Geräten.

Die Buchung der Multi – Sim gestaltet sich in Ihrem Benutzerkonto nicht nur denkbar einfach, sondern auch äußerst flexibel und die letztendliche Entscheidung, ob Sie Sim – Karte oder eSim in Gebrauch nehmen wollen, bleibt ganz Ihnen überlassen.

Die Anzahl der Multi – Sim – Karten unterliegt keiner Begrenzung, so dass eine flexible Anpassung an Ihre Bedürfnisse sich total unkompliziert gestaltet. Und damit Sie den Überblick nicht verlieren, finden Sie in Ihrem Benutzerkonto eine Übersicht über den Verbrauch Ihrer Daten.

Mit der Datenvisualisierung ist es Ihnen möglich auf einen Blick Ihren Verbrauch oder Bedarf an mobilem Datenvolumen einzusehen, denn der Status Ihres Datenpakets wird Ihnen in einer Grafik angezeigt. Bei Bedarf ist die Nachbuchung von Datensnacks kinderleicht.

Das Empfangen, Versenden und Lesen von SMS ist mit sipgate auch direkt im Browser möglich, ebenso wie die Mitteilung über eingegangene Voicemails und Faxe.

Sipgate versteht sich als Mobile Virtual Network Operator und somit als Betreiber eines vollwertigen Mobilfunknetzes, was zu einmaligen Funktionen im Angebot beiträgt, die es nirgendwo sonst zu buchen gibt.

Die rasche Entwicklung von Funktionen und die direkte Weitergabe an Sie als Kunden ist nur deshalb möglich, weil bei sipgate die Sendemasten von Telefónica zum Einsatz kommen, aber die gesamte dahinterliegende Kerntechnologie von sipgate selbst betrieben wird.

Ihr Vorteil liegt neben einmaligen Funktionen auch in der Ausfallsicherheit.

Die Administration von sipgate ist so selbsterklärend, dass diese mühelos von Ihnen erledigt werden kann, ganz egal, ob es sich um Verträge, Funktionen oder Flatrates handelt. Sogar die Verwaltung und Einrichtung elementarer Einstellungen kann spielend von Ihnen bewältigt werden.

Self Service gehört zu den Leitgedanken von sipgate, damit Sie nicht von uns oder externen Dienstleistern abhängig sind, aber dennoch stehen Ihnen unsere Supportmitarbeiter im Falle eines Falles kompetent per Mail oder telefonisch zur Seite.

Legen Sie sich ein Mobilgerät im sipgate Account neu an, wird das Verifizierungsverfahren automatisch durchgeführt, aber natürlich ist eine Identifizierung auch zu einem späteren Zeitpunkt per Videoident- oder eID – Verfahren möglich. Hierzu benötigen Sie nur einen gültigen Personalausweis /Reisepass, einen PC mit Webcam und Mikrofon oder ein Smartphone (iOS / Android), bzw. ein Tablet. Die Überprüfung und Identitätsverifizierung mit dem Videoident – Verfahren findet über eine Weiterleitung zu IDnow über eine sichere Verbindung statt.

Für das eID – Verfahren ist das Herunterladen der IDnow – App auf Ihr mit eID – Funktion ausgerüstetes Smartphone / Tablet notwendig und Ihr Personalausweis. Das Verfahren selbst ist dann ein automatisierter Prozess.

Ob Cloud, Festnetz, Mobilfunk oder App, mit Sipgate bleiben keine Wünsche offen. Schwierigkeiten in der Kommunikation waren gestern, denn Sipgate punktet mit kompetenten Lösungen für komplexe Probleme.

Von Visual Routing über VoIP – Telefonie und Voicemail – Anrufbeantworter bis hin zur Dreierkonferenz ist mit der sipgate Cloud – Telefonanlage alles möglich.

Das Visual Routing ist eine der signifikanten Komponenten der sipgate Cloud – Telefonanlage, vor dessen Konfiguration Sie in Ihrem Account eine Anlegung der Geräte und eine Zuweisung der Rufnummern vornehmen müssen.
Beim Routing werden Elemente verankert, wie beispielsweise auf welchem Gerät welche Rufnummer klingelt und wie die Verfahrensweise aussieht, wenn gerade besetzt ist oder Sie aus anderen Gründen das Telefonat nicht entgegennehmen können.
Sie haben die Möglichkeit, eine Weiterleitung dieser Anrufe auf eine Voicemail, eine andere Rufnummer/Gruppe oder auf Ihr Mobiltelefon zu veranlassen.
Die geltenden Richtlinien hierfür liegen in Ihrem Ermessen und können jederzeit von Ihnen in Ihrem Account in der systematischen Aufstellung eingesehen werden.
Neben der Zielbestimmung für Ihre Anrufe können Sie im Visual Routing auch festlegen, in welchem Zeitraum oder aus welchem Grund die Weiterleitungsregeln greifen sollen.

Selbstverständlich offeriert sich Ihnen auch die Option zur Anlegung mehrerer Routings, deren Aktivierung Sie vom Anwendungsfall abhängig machen können.
Die Wahl dieser Alternative wäre beispielsweise dann hervorragend geeignet, wenn verschiedene  Rufnummern unterschiedliche Erreichbarkeiten aufweisen sollen oder wenn bereits Routingsituationen von Ihnen angelegt wurden und Sie diese bei Bedarf Rufnummern und Durchwahlen aus Ihrem Account zuordnen können, um deren Aktivierung auszulösen.

Visual Routing gibt es in der Starter – Ausführung ebenso kostenlos, wie in Business S, L und XL.

Aufgrund der VoIp – Telefonie, also der Telefonie übers Internet offerieren sich Ihnen Vorzüge, die Ihnen das analoge Festnetz nicht bieten kann.

Die sipgate VoIp – Telefonie liefert Ihnen nicht nur HD – Telefonie auf höchstem Niveau, sondern schafft auch noch die Voraussetzung für eine flexible Handhabung mit Rufnummern, die Integration von Mobilfunk in Ihre bestehende Telefonanlage oder das Einfügen von Routingsituationen per Mausklick und das Ganze kostenlos in allen Ausführungen.

Mit Nutzung der sipgate – Telefonanlage erfolgt Ihre automatische Zuweisung  zum Voicemail – Anrufbeantworter, dessen Funktion als selbsterklärend zu bezeichnen ist und somit ohne Bedienungsanleitung und komplizierten Menüs am Telefon auskommt.

Von jedem beliebigen Ort ist es Ihnen möglich, auf Ihre Nachrichten zuzugreifen und tätigen Sie die Abfrage aus dem sipgate Netz, bleibt diese für Sie völlig kostenfrei und ist aufgrund Ihres ganz persönlichen Pins vor unbefugten Dritten geschützt.

Die Ansage können Sie entweder nach Ihren ganz individuellen Vorstellungen gestalten oder den standardisierten Text zur Anwendung kommen lassen.

Sie möchten lieber eine alte Ansage verwenden?

Kein Problem, denn mit dem Voicemail – Anrufbeantworter sind der Administration Ihrer Ansagen keinerlei Grenzen gesetzt.

Jede gelesene Voicemail finden Sie als Abschrift in Ihrer Ereignisliste und auch das Kommentieren, Kategorisieren und Weiterleiten von Sprachnachrichten, sowie die Ausstattung empfangener Anrufe mit einer kurzen Nachricht ist kein Problem.
Und den Empfang eingehender Nachrichten können Sie ganz nach Ihren Vorlieben per E – Mail oder Fax festlegen.

Die kostenlose Verfügbarkeit des Voicemail – Anrufbeantworters bezieht sich auf alle Pakete.

Mit der Funktion „Dreierkonferenz“ hat der gute alte Konferenzraum ausgedient, denn von jedem beliebigen Ort aus sind Sie in der Lage per Tastenkürzel zwei weitere Gesprächsteilnehmer hinzuzuschalten. Selbst wenn ein Teilnehmer die Dreierkonferenz verlässt, bricht der Kontakt nicht ab, so dass Sie ohne Probleme und Störungen mit dem verbleibenden Gesprächspartner weiterarbeiten können.

Die Funktion „Dreierkonferenz“ kommt ohne zusätzliche Einrichtung aus und ist in allen Paketen kostenlos verfügbar.

Der Import von CSV – Datei – Kontakten ist mit Ihrem sipgate Account ein Kinderspiel, denn das Einzige, was Sie zur Erstellung einer CSV – Datei beachten müssen, ist die Reihenfolge von Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Notizen, E – Mail – Adresse, Telefonnummern, Firma und Position, sowie das Vorliegen der CSV in UTF – 8, dem Unicode. Ist die CSV – Datei erstellt, genügen wenige Klicks in der Kontaktverwaltung, um den Import in Ihren sipgate Account zu aktivieren.

Mit Ihrem kostenlosen Festnetzanschluss bekommen Sie immer auch Mobilfunk hinzu, um per eSim oder Sim mobil unter Ihrer Festnetznummer erreichbar zu sein.

Egal, ob Sie Ortsrufnummern aus Ihrem Vorwahlbereich für einen oder mehrere Standorte benötigen, denn mit sipgate ist die Buchung in den Business – Tarifen in 10er oder 100er Rufnummernblöcken möglich.
Aber auch im free Tarif können Sie bis zu 3 einzelne Rufnummern buchen.

Voraussetzung für die Reservierung von deutschen Ortsrufnummern ist eine feste deutsche Adresse, die einer Verifizierung bedarf.

Ganz nach ihren Wünschen können Sie Ihre bereits bestehenden Orts- und Mobilrufnummern von Ihrem bisherigen Anbieter zu sipgate importieren und das sogar völlig kostenlos von unserer Seite. Dabei liegt es voll und ganz in Ihrem Ermessen, wie viele Rufnummern Sie mitnehmen wollen.

Ganz simpel per Portierungsantrag, der sich in Ihrem Account unter dem Menüpunkt „Rufnummern anstoßen“ findet, können Sie die Übernahme beantragen.

In der Regel erhalten wir innerhalb von 5 Werktagen von Ihrem alten Anbieter eine Rückmeldung, wobei Sie über den kompletten Zeitraum von uns immer auf dem aktuellsten Stand Ihrer Portierung gehalten werden.

Was mit deutschen Ortsrufnummern zu gewährleisten ist, machen wir natürlich auch mit internationalen Rufnummern möglich, denn auch diese sind aus zahlreichen Ländern buchbar.

Der Vorteil liegt hier klar auf der Hand: Internationale Rufnummern ermöglichen Ihnen eine Bindung an Standorte in der ganzen Welt und eine kostengünstige Erreichbarkeit für Ihre internationale Kundschaft.

Sipgate macht möglich, was sonst unmöglich ist, denn mit sipgate Web – Fax ist der Empfang und Versand von Faxen einfach und komfortabel über Ihren Account praktikabel und das ganz ohne externes Faxgerät.

Beim Eingang eines Faxes wandelt der sipgate Server dieses sofort in eine PDF um und informiert Sie darüber in Form einer E – Mail oder SMS.
Zusätzlich wird jedes eingehende Fax in Ihrer Ereignisliste angezeigt.

Und auch der Versand eines Fax ist von Simplizität geprägt, denn Sie müssen nur den Namen des gespeicherten Kontaktes oder seine Rufnummer eintragen, das Fax über Maske oder als PDF – Anhang verfassen, dann noch entscheiden, ob es direkt oder zu einem späteren Zeitpunkt in den Versand geht oder als Entwurf gespeichert werden soll und der Rest erledigt sich wie von Zauberhand.

Ihr Fax soll gleich eine ganze Gruppe von Mitarbeitern erreichen?

Nichts leichter als das!

Statten Sie in Ihrem Account eine komplette Gruppe mit einem Faxanschluss aus und sobald die Zuweisung des Anschlusses inklusive der entsprechenden Rufnummern stattgefunden hat, geht das von Ihnen versandte Fax an alle Teilnehmer der ausgewählten Gruppe.

Aber nicht nur mit dem Web – Fax ist das Hochladen und Versenden von sipgate PDF – Dateien möglich, sondern auch mit Faxdruckern von Windows und macOS, wobei der Prozess genauso einfach gehalten ist, indem in den Druckereinstellungen das zu druckende Format und dann der Versand ausgewählt werden muss.

Jeder Faxentwurf lässt sich zur Wiederverwendung speichern und sich wiederholende Elemente, wie beispielsweise Namen, Firmenlogo, Begrüßung etc. können Sie direkt im Browser im Layout Ihres Briefpapiers als Vorlage deponieren. Kleine Änderungen sind hierbei jederzeit möglich.

Selbst die Erstellung und Administration Ihres ganz individuellen Briefpapiers für Fax – Anschreiben ist möglich und dazu noch kinderleicht.

Sie müssen nur Absender und Empfänger, sowie Datum und Text hochladen und das Ganze mit einer persönlichen Unterschrift und eventuell einer Notiz speichern.

Alle Einrichtungen, die Dienste und Schichten ihrer Mitarbeiter planen müssen, finden in unserer modular aufgebauten Software Geocon Dienstplan den perfekten Partner. Ob teilautomatische Erstellung oder vollautomatische Abrechnung von Schichtdienstplänen, Geocon erledigt all diese Aufgaben auf höchstem Niveau.

Geocon Dienstplan wird Sie aufgrund der Kombination aus umfangreicher Vielschichtigkeit und selbsterklärender Bedienbarkeit mit seiner unglaublichen Effizienz in Erstaunen versetzen. Anpassungsfähige Arbeitszeitmodelle, sowie das Einbeziehen individueller Ansprüche gehören bei Geocon zum Standardprogramm, ebenso wie optionale Schnittstellen, die eine direkte Verknüpfung mit Lohnbuchhaltung und Zeiterfassung herstellen.

Mit Geocon fertigen Sie Rahmen-, Urlaubs- und Wunschpläne in Windeseile an und verhelfen Ihrer Planung zu einer noch nie dagewesenen Übersichtlichkeit. Zusätzlich stehen Ihnen verschiedene Auswertungen und Statistiken zur Verfügung, sowie umfangreiche Supportleistungen, wenn es wider Erwarten Probleme geben oder Fragen auftreten sollten.

Und dieses große Leistungsspektrum gibt es zu einem unschlagbaren Preis – Leistungsverhältnis.

Geocon Standard präsentiert sich als perfekte Lösung für Einzelhäuser und selbständige Standorte. Mit der überaus simplen Benutzeroberfläche, die als intuitiv erfassbar zu bezeichnen ist, liefert Ihnen diese Software alle notwendigen Komponenten, der Sie zur Anfertigung von anpassungsfähigen Schichtdienstplänen bedürfen.

Alle qualitativ hochwertigen Leistungsanforderungen an eine avantgardistische Einsatzplanung sind durch den Gebrauch von speziellen Arbeitszeitmodellen, automatisierten Abrechnungsprozessen, besonderen Tarifeinstellungen und vielfältigen Auswertungsvarianten gewährleistet.

Da Sie als Kunde Lösungen priorisieren, die als Garant für eine praxisorientierte Durchführung von Planungs- und Abrechnungsvorgängen dienen, offeriert Ihnen Geocon eine wahrnehmbare Arbeitserleichterung, sowie eine gesteigerte Arbeitsproduktivität.

Zur aktiven Integration Ihrer Mitarbeiter in Ihre firmeninternen Planungsprozesse bietet Geocon neben der eigentlichen Dienstplanung Zusatzmodule an.

Selbst sehr multidimensionale und verschiedenartige System – Umgebungen stellen für die Integration der Geocon Lösungen dank der anpassbaren Schnittstellen – Programmierungen für das Personal- und Abrechnungswesen keinerlei Problem dar.

Egal, ob über PC, Mac, iOS- oder Android – App für Smartphone oder Tablet, mit dem Web – Viewer haben Ihre Mitarbeiter webbasierten Zugriff auf Dienstpläne, deren Dienstzeiten mit dem Outlook- oder Google – Kalender synchronisiert werden können.

Die Berechnung von Zuschlägen, Wechselschichtzulagen, Stundenkonten usw. erfolgt voll automatisiert und wird durch die Schnittstellen sofort in die Lohnsysteme übertragen, was jede Menge Zeit spart und  Fehlerquellen, die aufgrund manueller Eingabe möglich sind, ausschließt.

Und auch der Transfer von Info – Lohnarten und Abwesenheiten in täglichem, wöchentlichem und monatlichem Rhythmus sind möglich.

Für alle Terminals führender Anbieter von Zeiterfassungslösungen ermöglicht diese Schnittstelle die direkte Übermittlung von Zeitbuchungen in den Dienstplan, Rückübertragungen von Saldenständen und Urlaubskonten, sowie Tages- und Monatsauswertungen aller eingespielten Buchungen inklusive Abweichungen.

Unsere Experten übernehmen die Konfiguration der notwendigen Terminals und Chips und das ganz maßgeschneidert nach Ihren Vorgaben, ebenso wie Sie selbstverständlich die Beratung zu möglichen Ablaufvarianten in Bezug auf die Datensynchronisationen zwischen Terminals und Dienstplanung von uns erhalten.

Für alle Terminals führender Anbieter von Zeiterfassungslösungen ermöglicht diese Schnittstelle die direkte Übermittlung von Zeitbuchungen in den Dienstplan, Rückübertragungen von Saldenständen und Urlaubskonten, sowie Tages- und Monatsauswertungen aller eingespielten Buchungen inklusive Abweichungen.

Unsere Experten übernehmen die Konfiguration der notwendigen Terminals und Chips und das ganz maßgeschneidert nach Ihren Vorgaben, ebenso wie Sie selbstverständlich die Beratung zu möglichen Ablaufvarianten in Bezug auf die Datensynchronisationen zwischen Terminals und Dienstplanung von uns erhalten.

Mit der Schnittstelle zur Tourenplanung ist die Übertragung der Mitarbeiter, die für einen Einsatz zur Verfügung stehen und der Rückimport tatsächlicher Einsatzzeiten in den Dienstplan ein Kinderspiel.

Mit dem Terminmodul verpassen Sie nie wieder mitarbeiterbezogene Termine, wie Geburtstage, Jubiläen, betriebsärztliche Untersuchungen oder den Ablauf von Probezeiten, da Sie all diese Daten bequem in den Mitarbeiterstammdaten hinterlegen können und diese Ihnen dann nach von Ihnen definierten Richtlinien angezeigt werden.

Ihre Wahl sollte auf Geocon Pro fallen, wenn Sie eine Netzwerklösung für ineinandergreifende Träger- und Einrichtungsstrukturen mit hausübergreifender Einsatzplanung suchen. Geocon Pro sammelt Punkte durch seine Abbildung von sehr vielschichtigen Trägereinheiten mit vielen verschiedenen Einrichtungen, deren Standorte sich in unterschiedlichen Bundesländern befinden können.

Individuelle Einstellungen erlauben eine Ergänzung und Modifizierung von gültigen Richtlinien, wie beispielsweise gesetzlichen Vorschiften, Tarifinhalten, Typendefinitionen für Dienste, Bereitschaften usw. für alle Einrichtungen einer Organisation.

Die Integration von Geocon Pro in Ihre bereits bestehende IT – Infrastruktur stellt aufgrund der Flexibilität und des modularen Aufbaus der Software keinerlei Problem dar, da Ihre existenten Abläufe einer Zusammenfassung und Optimierung unterliegen.

Alle in Geocon Standard vorhandenen Module / Schnittstellen, außer dem Web – Viewer und dem Terminmodul finden sich auch in Geocon Pro. Zusätzlich bietet Geocon Pro den Geocon WebClient, die Schnittstelle zu Personalsystemen zur Synchronisation von Mitarbeiter – Stammdaten, das Modul Kontinuierlicher Fehlzeitenexport, die Business – Intelligence – Tools, sowie das Controlling – Center.

Der Geocon WebClient versteht sich als Plattform für Genehmigungsprozesse, die eine Einbindung jedes Mitarbeiters in den Planungsablauf über sein persönliches Anwenderprofil ermöglicht. Durch den Zugriff über Internet oder Intranet auf die eigenen Pläne, ist es ein Leichtes, Wunschdienste vorzumerken, Dienständerungen und Bereitschaften zu fixieren oder Urlaub zu beantragen, so dass der Vorgesetzte diese Einträge nur noch einer Prüfung unterziehen muss und sie dann in die weitere Planung aufnehmen kann.

Aber auch die Übersicht, wer wann seinen Dienst beginnt oder beendet ist über die Zeiterfassungsbuchung einsehbar. Des Weiteren besteht die Möglichkeit zum Ausdrucken von Formularen oder zur Aktualisierung von Stammdaten.

Die Schnittstelle zu Personalsystemen gestattet die automatisierte Übernahme von Personaldaten, wie Name, Adresse, Qualifikation, Arbeitszeiten, Beschäftigungsverhältnisse etc. in das Dienstplansystem, weshalb keinerlei Erfordernis zur manuellen Doppelanlage von Mitarbeiter – Stammdaten besteht, was eine immense Zeitersparnis mit sich bringt und Fehlerquellen anhand der Eingabe von Hand vermieden werden.

Die Historienverläufe für abweichende Arbeitszeiten oder bei Stationswechsel usw. unterliegen einer Speicherung. Völlig unkompliziert verläuft auch der Datenaustausch mit marktgängigen Personalsystemen, wie LOGA, SAP, Paisy, Datev oder Kidicap.

Mit dem Modul Kontinuierlicher Fehlzeitenexport ist es kinderleicht, geplante Fehlzeiten stunden-, tage- oder wochenweise automatisiert zu exportieren. Darüber hinaus ist es möglich, für die Abrechnung relevante Perioden mit den Eingaben in den Personalsystemen, wie Krankheitseinträgen und Urlaubsplanungen in Stunden- oder Tagesintervallen abzustimmen.

Und auch bei diesem Modul geht der Datenaustausch mit denen im Handel üblichen Personalsystemen reibungslos vonstatten.

Die Business – Intelligence – Tools offerieren virtuelle Tabellen, die aktuelle Informationen liefern, welche als Hilfestellung für verlässliche Geschäftsentscheidungen, wie Soll- / Ist- Abweichungen, Rückstellungen, sowie Überstunden etc. herangezogen werden können.

Im Controlling – Center finden sich Berechnungs- und Statistiktools, welche gleichermaßen Unterstützung bieten bei der Gesamtauswertung aller Einrichtungen eines Trägers, wie auch bei einzelnen Häusern oder Arbeitsbereichen. Des Weiteren liefert das Controlling – Center automatisierte Anfertigungen von Statistiken, welche der laufenden Betriebsüberwachung dienen.

Wer dann aber doch detaillierte Individualstatistiken bevorzugt, kann diese ohne besondere Programmierkenntnisse erstellen.

Neben Aufbau und Funktion findet sich eine weitere wichtige Komponente der Pflegedokumentation im Personenkreis derer, die Einsicht in dieselbe nehmen dürfen. Gerade, wenn es im Gesundheitszustand des Patienten zu einer Veränderung kommt und der Kreis der Personen, die eine Berechtigung zur Einsicht haben, nicht genau definiert ist, ist der Konflikt schon vorprogrammiert.

Generell können neun unterschiedliche Personengruppen in der Pflegesituation die Forderung auf Einsichtnahme erheben, wenn auch nicht alle mit dem gleichen Umfang an Einsichtsrechten.

Hierzu zählen:

• Der Patient
• Angehörige und Freunde
• Betreuer und Pflegepersonal
• Die Pflegeeinrichtung
• Der Hausarzt
• Die Aufsichtsbehörde
• Die Pflegeversicherung
• Der Medizinische Dienst der Krankenkassen (MDK)
• Sonstige Personen und Dritte

Natürlich steht der Patient an erster Stelle des Personenkreises für die Einsichtnahme in die Pflegedokumente, denn alle darin aufgeführten Angaben betreffen ihn oder sie selbst, was das volle Einsichtsrecht rechtfertigt.
Zusätzlich liegt die Verfügung von Maßnahmen, deren Änderung und Einstellung in die Bewohnerakte in seiner / ihrer Entscheidung, was ganz klar in § 810 des Bürgerlichen Gesetzbuches geregelt ist.

Eine Einsichtnahme durch Angehörige und Freunde ist nur dann erlaubt, wenn eine schriftliche Vollmacht des Patienten vorliegt, die dieses gestattet. Selbstverständlich kann der Patient diese Erlaubnis jederzeit widerrufen.

Während der Pflegekraft das Recht gewährt wird, Einsicht in die Pflegedokumentation zu nehmen, kann der Vermögensbetreuer dieses Recht nur bezogen auf die an die Dokumentation gebundenen Maßnahmen und auf den Gegenstand der Betreuung in Anspruch nehmen, wenn er über einen Gerichtsbeschluss verfügt, der ihm als automatische Vollmacht dient.

Die Pflegeeinrichtung als aktenführende Stelle kann ohne Einsichtnahme in die Bewohnerakte keine Pflege gewährleisten, was aber voraussetzt, dass klar definiert ist, wer in der Hierarchie der Einrichtung über dieses Einsichtsrecht verfügt und wer nicht. Des Weiteren muss ein rechtlicher Grund vorhanden sein und Datenschutz und Datensicherheit müssen eingehalten werden.

Ähnlich, wie bei der Pflegeeinrichtung verhält sich die Sachlage auch beim Hausarzt, denn ohne Einsichtnahme in die Bewohnerakte ist es dem Hausarzt unmöglich, weitere behandelnde Maßnahmen zu beurteilen und zu erarbeiten. Geheimhaltung und Sicherung der Daten sind über seine ärztliche Schweigepflicht abgesichert.

Das Recht zur Einsichtnahme für die Aufsichtsbehörde ist in den Landesheimgesetzen geregelt, denn ohne den Inhalt der Bewohnerakte zu kennen, ist es der Aufsichtsbehörde nicht möglich, ihrer Aufsichtspflicht nachzukommen.

Über die Leistungsnachweise hinaus hat die Krankenkasse kein Einsichtsrecht in die Dokumente eines Patienten, da der Zuständigkeitsbereich für die Pflegebeurteilung beim Medizinischen Dienst der Krankenkassen liegt.

Ausschließlich im Zweifelsfall kann die Krankenkasse zur Leistungsabrechnung Informationen zur Pflegesituation verlangen, die ihr aber auch nur mit Einwilligung des Patienten gewährt werden.

Die Einsichtnahme in die Pflegedokumentation und das Kopieren von relevanten Inhalten wird dem Medizinischen Dienst der Krankenkassen durch § 104 SGB XI genehmigt unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

In der Regel haben dritte Personen kein Recht darauf, Bewohnerakten einzusehen oder auf sensible Daten zuzugreifen, es sei denn der Patient hat eine schriftliche Einwilligung erteilt.

Mit dem C&S Heimmanager können Sie schnell und unkompliziert festlegen, wer Zugriff auf die jeweilige Bewohnerakte erhält und wer nicht, da die notwendigen Einwilligungserklärungen immer an einem Ort hinterlegt und stets auf dem neuesten Stand sind.

Immer wieder erweisen sich Checklisten als ein hervorragendes Instrument zur Informationserfassung auf einen Blick, weil durch sie Informationen beim Abrufen auf das Wesentliche reduziert und zudem in eine sinnvolle Reihenfolge gebracht werden. Anhand der aufgeführten Punkte kann die Liste direkt abgearbeitet werden, so dass diese auch als Handlungsweisung dienen kann.

Checklisten stellen eine wichtige Komponente für Pflege und Pflege – Qualitätsmanagement dar und finden ihren Einsatz beispielsweise als Assessmentbögen bei der Aufnahme von neuen Patienten mit Pflegegrad, bei der Bedarfsaktualisierung, als Inhaltslisten für den Notfallkoffer, zur Einarbeitung von neuen Pflegekräften, bei Anleitungen für allgemeine Tätigkeiten oder zu Dokumentationszwecken gegenüber der Pflegekasse.

Checklisten dienen im Pflege – Qualitätsmanagement vorrangig zur Vereinfachung des Arbeitsalltags der Pflegekräfte, sind aber auch gleichermaßen für einen organisierten Pflegeprozess, sowie eine verstärkte Effektivität mit simultaner Senkung der Kosten verantwortlich. Im Hinblick auf den ständigen Zeitmangel in der Pflege und den zugleich hohen Qualitätsstandard der Pflegeleistungen werden Checklisten eine immer größer werdende Bedeutung im Pflege – Qualitätsmanagement einnehmen.

Welche Checkliste nun gerade für Ihre Einrichtung und Ihr Personal die Beste ist, lässt sich pauschal nicht beantworten und deshalb bietet Ihnen der C&S Heimmanager eine Vielzahl an unterschiedlichen Checklisten, sowie die Möglichkeit, eine ganz individuell auf Ihre Bedürfnisse abgestimmte Liste zu erstellen.

Wenn Sie die ganz persönliche Checkliste vorziehen, sollten Sie darauf achten, dass Sie nachfolgende Punkte eingehalten werden:

Damit eine Akte von der Pflegesoftware erkannt wird, benötigt sie eine Bezeichnung, wofür in der Regel der Name des Patienten Verwendung findet.

Um möglichst viele Möglichkeiten für die behandelnden Maßnahmen in Erwägung ziehen zu können, ist es ratsam, alle bedeutenden Informationen, Themen und Gedanken zum Pflegegegenstand in einer Liste zu sammeln.

Alle gesammelten Begriffe gilt es nun entsprechend Ihren Kriterien in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen, um Ihrer Pflege die notwendige Wirksamkeit zu verleihen.

Verfügt Ihre Checkliste nun über eine fundierte Reihenfolge, überprüfen Sie, ob Punkte Ihrer Meinung nach noch einer Ergänzung bedürfen oder Lücken ausgefüllt werden müssen.

Erst, nachdem Sie die Checkliste an Ihren Patienten getestet haben, wissen Sie, ob diese noch Fehler oder verdeckte Lücken aufweist, die noch optimiert werden müssen.

Jetzt haben Sie die Möglichkeit, Anpassungen in Ihrer Liste vorzunehmen, die die entdeckten Fehler und Lücken beseitigen.

Im letzten Schritt muss die Checkliste natürlich noch gespeichert werden, damit sie immer wieder zur Anwendung kommen kann.

Die Checklisten des C&S Heimmanagers erfüllen all diese Kriterien in Form von notwendigen Kapazitäten für Ihre Gedankensammlung über das Sortieren derselben in eine zweckmäßige Reihenfolge bis zur Sicherung Ihrer getesteten und für gut befundenen Checkliste.

Jeder Pflegedienstleiter sollte sich darüber im Klaren sein, dass die Pflegedokumentation in der Dokumentationsmappe immer vollständig sein muss, da diese haftungsrechtlich relevant ist. Mit dem C&S Heimmanager ist Ihre Dokumentationsmappe immer vorbildlich auf dem neuesten Stand durch die Einbeziehung von Ärzten und Angehörigen, so dass Schäden oder Pflegefehler ausgeschlossen werden können und somit das Haftungsrisiko Ihrer Einrichtung auf Null sinkt.

Und auch vor einer Qualitätsprüfung müssen Sie keine kalten Füße bekommen, denn mit dem C&S Heimmanager unterliegen alle Stammdaten, pflegerelevanten und biographischen Daten einer stetigen Aktualisierung, so dass zwischen geplanten Pflegemaßnahmen, eigentlichen Anforderungen, Pflegezielen und Bedürfnissen immer eine ausgezeichnete Balance besteht.

Alle sich im Umlauf befindlichen Daten werden vom C&S Heimmanager unter Berücksichtigung der in der Pflegedokumentation bekannten drei Ebenen, Qualitätsmanagement, Bereich, sowie weitere Dokumente und Checklisten, sortiert.

In dieser Ebene findet sich die Beschreibung und Ablage aller

• übergeordneten Rechnungen
• Prozesse
• Schnittstellen usw.

In dieser Ebene werden für Bereiche, die Pflege oder Hauswirtschaft betreffen, extra Handbücher angelegt, in denen Detailregelungen zur Ablage kommen. Hierzu zählen beispielsweise Verfahrensanweisungen zur Umsetzung von Expertenstandards oder der Hygieneplan u.a.

In der dritten Ebene werden alle noch nicht abgelegten Dokumente und Checklisten, die im Zusammenhang mit dem Patientenkontakt, der Medikation oder der allgemeinen Arbeit der Mitarbeiter stehen, gesammelt.

Pflegevisitenformulare, Formulare für das Beschwerdemanagement oder Einarbeitungschecklisten lassen sich u.a. in dieser Ebene einsehen.

Mit dem C&S Heimmanager riskieren Sie nie wieder, dass antiquierte Dokumente in Umlauf sind, deren Daten durch mehrfaches Kopieren Qualität eingebüßt haben.

Bei der Pflegedokumentation handelt es sich um eine begleitende Maßnahme, die vom Gesetzgeber vorgeschrieben und im Krankenpflegegesetz als eines der Ausbildungsziele verankert ist. Im Streitfall kann die Pflegedokumentation ein wichtiges Instrument zur Urteilsfindung darstellen.

Umso wichtiger ist es, dass alle gespeicherten Dokumente und Informationen in der Pflege der EU-weiten Datenschutzgrundverordnung, kurz DSGVO unterliegen und somit vor dem Zugriff unbefugter Dritter geschützt sind.

Für die Speicherung der Daten gemäß der Datenschutzgrundverordnung verfügt der C&S Heimmanager über das Zusatzmodul C&S DSGVO Tool, welches die Auskunfts- und Einwilligungsverwaltung übernimmt.

Zur Auskunftsverwaltung zählt die Administration der Anfragen von Betroffenen, sowie die Mitteilungspflicht gegenüber denselben. Aber auch die automatisierte Synchronisation von Dateninformationen fällt in den Bereich der Auskunftsverwaltung. Die Ausgabe der relevanten Informationen erfolgt in Excel.

Die Einwilligungsverwaltung kommt zum Tragen bei der Administration von Einwilligungserklärungen zur Verarbeitung personenbezogener Daten, sowie bei der Kontrolle von Einwilligungs-, Änderungs- und Widerrufserklärungen.

Aber auch die Protokollierung der Einwilligungsart und die Historie der Einwilligungserteilung fallen in die Einwilligungsverwaltung.
Ebenso lassen sich Dokumente einscannen und im DMS ablegen.

Der C&S Heimmanager speichert für Sie nur die Informationen, die für die Pflege Ihrer Patienten notwendig sind und somit eine professionelle und bedarfsgerechte Pflegeplanung gewährleisten.

Das wichtigste Ziel der ambulanten, wie auch stationären Pflegedokumentation ist grundsätzlich der perfekte Informationsfluss zwischen den unterschiedlichen Mitarbeitern einer Pflegeeinrichtung im Pflegeverlauf. Der C&S Heimmanager sorgt für die organisierte Weiterleitung von Informationen zwischen den Mitarbeitern, den Pflegekräften und anderen an der Pflege beteiligten Personen.

Aber auch die Darstellung von pflegerischen Maßnahmen, wie beispielsweise der Medikation, sowie die Chronologie der Pflegesituation erbringt unsere Pflegesoftware nach gesetzlichen Vorgaben, so dass Ihre Einrichtung im Streitfall immer über einen rechtssicheren Nachweis über die pflegerischen Maßnahmen im Sinne der Beweissicherung verfügt und das alles natürlich unter Einhaltung der Datenschutzrichtlinien.

Die Pflegedokumentation in der ambulanten Pflege muss die fachgerechte und passende Ausarbeitung, Ausführung und Kontrolle der Pflege in Bezug auf den Pflegeprozess aufweisen. Dieser Vorgang schließt die Qualitätskontrolle ebenso ein, wie die Nachweispflicht über die Durchführung aller notwendigen Maßnahmen bei einer Veränderung der Prämissen im Pflegevorgang, die Pflegevoraussetzungen oder Pflegebedarf betreffen.

Der fehlerfreie Dokumentationsvorgang in der ambulanten Pflege setzt sich aus sieben Hauptschritten zusammen, dessen Erfolgsmodell sich auf die Registrierung der veränderten Erfordernisse der Pflegebedürftigen konzentriert und deren Aufnahme in einen überarbeiteten Pflegeprozess.

Das Zusammentragen der bedeutsamen Patienteninformationen erfolgt zum einen bei der Aufnahme des Patienten und zum anderen durch die Befragung der Pflegekräfte, wenn sich die Anforderungen an die Pflege ändern.

Ein persönliches Gespräch mit dem Patienten bei einem Besuch in der heimischen Umgebung ist unabdingbar, um sich ein realistisches Bild der Patientenanforderungen machen zu können. Das Anlegen der Patientenakte, wie auch das Eintragen der Informationen des Erstgesprächs können Sie ganz bequem vor Ort über Smartphone oder Tablet per mobile App erledigen.

Anhand der Pflegedokumentation muss während des kompletten Pflegeverlaufs die Möglichkeit gegeben sein, aufgrund der Voraussetzungen und Bedürfnisse die Pflegemaßnahmen festzulegen. Bei einer Veränderung der Anforderungen muss das Pflegepersonal in der Lage sein mit Hilfe der Pflegedokumentation Vorschläge für angemessene Maßnahmen zu erbringen und diese in der Patientenakte festzuhalten, was mit dem C&S Heimmanager absolut einfach zu bewerkstelligen ist.

Immer, wenn ein Gespräch mit dem Patienten nicht mehr ausreichend oder möglich ist, sollte das Gespräch mit den pflegeverantwortlichen Angehörigen und Bekannten gesucht werden. Das schriftliche Festhalten der Gespräche beugt späteren Missverständnissen vor und ist somit absolute Pflicht.

Die im Beratungsgespräch vereinbarten Maßnahmen, sowie die erzielten Pflegefortschritte müssen in einem Gesprächsprotokoll fixiert werden, welches Sie problemlos per mobilem Endgerät an den C&S Heimmanager übermitteln und direkt vor Ort ausdrucken können. Das hat für Sie den Vorteil, dass Sie das Gesprächsprotokoll von allen Beteiligten unterschreiben lassen  und jedem Einzelnen ein Duplikat aushändigen können. Und auch im Fall, dass Pflegemaßnahmen oder Beratung scheitern, haben Sie alle wichtigen

Im Anschluss müssen die Ergebnisse von Ursachenanalyse und Beratung an die pflegenden Mitarbeiter weitergegeben werden, wobei diese von klar definierten Instruktionen zur weiteren Beobachtung und Durchführung von vereinbarten Maßnahmen begleitet sein müssen.

Der C&S Heimmanager ist auch für die Verbreitung von Nachrichten innerhalb eines Teams Ihr Instrument der ersten Wahl.

Das Aufsetzen des Pflegevertrags erfolgt in der Regel nach der Erstberatung und ist meistens mit einem Kostenvoranschlag verbunden. Bei Änderungen des Dienstleistungsumfangs innerhalb der Pflegeperiode ist eine Anpassung des Pflegevertrags und des Kostenvoranschlags vonnöten.

Beides erledigt der C&S Heimmanager fast wie von Zauberhand.