Disponic Ihr Fels in der Brandung im Sicherheits- und Veranstaltungssektor

Teil 1

Gerade in der Sicherheits- und Veranstaltungsbranche ist die Administration und Einsatzplanung der Mitarbeiter oft mit hohen Kosten und einem immensen Zeitaufwand verbunden, so dass viele Unternehmen vermeintlich kostengünstige Varianten wählen, die dann zusätzlich noch von einer großen Fehleranfälligkeit geprägt sind.

Greifen Sie deshalb gleich zu unserer Disponic Software, die in einer gelungenen Kombination praxiserprobte Funktionen und neueste Technologie auf höchstem Niveau in sich vereint. Gemeinsam mit Disponic im Web, dem Internetportal und dessen Funktionen Dienstplanauskunft, Urlaubsantrag usw. bleibt rasche und moderne Kommunikation über große und kleine Entfernungen keine Zukunftsmusik.

Das Disponic Dashboard

Das Disponic Dashboard bietet Ihnen einen Überblick über aktuelle, noch zu erledigende Posten, indem Sie Einblick darüber erhalten, welche Mitarbeiter ihren Dienstplan noch nicht eingesehen haben oder welche Aufgaben noch einer Planung bedürfen.
Aber auch Geburtstage, eingereichte Urlaubsanträge oder den Ablauf von Qualifikationen können Sie mit einem Blick erfassen.

Das Disponic Dashboard erreichen Sie bequem mit einem Klick auf den Disponic Ball oben links über dem Menü oder Sie setzen in den Systemeinstellungen beim Reiter Benutzer ein Häkchen bei Detailansicht und fortan öffnet sich das Dashboard direkt beim Start.

Der Mehrfach – Login

Disponic bietet zwar die Funktion des Mehrfach – Logins an, aber diese kann aufgrund der Belegung von Lizenzen durch überflüssige Logins benutzerbezogen deaktiviert werden.
Nach erfolgreicher Deaktivierung bekommt der Anwender bei einem bereits aktiven Login bei erneuter Anmeldung einen Hinweis darauf.
Bei der Bestätigung, den Vorgang fortzusetzen, erfolgt für den Nutzer die automatische Abmeldung mit einem Timeout von 100 Sekunden.

Vor Inbetriebnahme dieser Einstellungen ist es ratsam zu kontrollieren, ob eine Belegung der Lizenzen durch Mehrfach – Logins auch wirklich stattfindet. Ist dem nicht so, kann bei der manuellen Abmeldung verblieben werden.

Falls eine Erreichbarkeit des Aktivierungsservers nicht gegeben ist, erscheint beim ersten Anmeldeversuch ein Infofenster, in welchem die IP – Adresse zu sehen ist mit dem Hinweis, sich an den Support zu wenden.

In gleicher Weise ist zu verfahren, wenn der Hinweis erfolgt, dass eine Unvollständigkeit der Konfiguration der Datenbank vorliegt und deren Anpassung vonnöten ist.

Die Active Directory und Windows Authentifizierung

Bei Active Directory handelt es sich um eine Verwaltungsebene für Administratoren, in der Sie neue User anlegen und für diese Passwörter vergeben können.
So ist die Anmeldung für neue Mitarbeiter an ihren Computern einfach, aber auch die Deaktivierung bei deren eventuellen Ausscheiden aus Ihrem Unternehmen.
Selbstverständlich ist auch eine Zurücksetzung des Passworts möglich, wenn dieses vergessen wurde.

Mit einem Klick auf Anwendungseinstellungen in den Systemeinstellungen ist es Ihnen auch möglich, die Windows – Authentifizierung zu aktivieren.

Disponic und der Datenschutz

Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter dafür, dass Datenschutz bereits bei ihren Verhaltensweisen und ihrer persönlichen Einstellung anfängt.
So sollte es beispielsweise für Mitarbeiter, die auf Personaldaten, Zeiterfassung oder Einsatzpläne Zugriff haben, selbstverständlich sein, dass sie dafür sorgen, dass beim Verlassen des Arbeitsplatzes, auch dann, wenn es sich nur um eine Kaffeepause handelt, dafür Sorge getragen wird, dass Unbefugte keine Möglichkeit bekommen, den PC zu verwenden oder Einsichtnahme auf den Bildschirm nehmen zu können.

Für den verbleibenden Rest sorgen wir durch Verschlüsselungen und andere technische Maßnahmen.

System und Arbeitsspeicher

War bis Version 3.3. XX eine maximale Arbeitsspeicherbelegung von 2 GB möglich, so hat sich dieses mit Version 3.4.00 zum Positiven verändert, denn mit der Verwendung des 64 Bit Betriebssystems fällt die Limitierung des Arbeitsspeichers weg, was die Verarbeitung von größeren Datenmengen und somit auch größeren Druckausgaben zur Folge hat.

Die Disponic Module

Die Module der Disponic Software sind vielfältig und reichen von Lohnabrechnung über Dienstplanung bis hin zur Zeiterfassung.
Durch den modularen Aufbau von Disponic ist eine maßgeschneiderte Anpassung der Software auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens möglich.

Das Modul Lohnabrechnung

Die Berechnung des Bruttolohns erfolgt bei Disponic mit der Einsatzplanung völlig automatisch, nachdem Sie einmalig alle relevanten Daten Ihres Mitarbeiters, wie Grundlohn, Zuschläge und Zulagen hinterlegt haben.
Neben der Beachtung aller Tarifverträge, die sich auch alle bildlich darstellen lassen, kommt es zur Festlegung von Löhnen und Zulagen in Verbindung mit Objekt, Tätigkeit oder Mitarbeiter.
Aber auch die Hinterlegung von Objekt- und Funktionszulagen ist im Rahmen des Möglichen, sowie von Flexibilität geprägte Abrechnungsmodelle.
Die Lohnlisten lassen sich ganz nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen gestalten, ebenso wie mehrere gesonderte Kalender parallel festlegbar sind.

Die Analyse aller Daten in Disponic findet ihre Erledigung über Pivot – Tabellen, die zum Einen eine Erweiterung der für Sie interessanten Zeilen zulassen, während die restlichen Zeilen einer reduzierten Darstellung unterliegen und die zum Anderen in Excel ausgeführt oder dynamisch gedruckt werden können.

Disponic ist mit all seinen hervorragenden Funktionen der Garant für eine problemlose Zollprüfung.

Disponic und seine Schnittstellen zu anderen Softwareprodukten

Disponic bietet Schnittstellen zu allen modernen Lohnabrechnungs- und Finanzbuchhaltungsprogrammen, wie beispielsweise Datev, Lexware, SBS etc. Ganz einfach und unkompliziert kann nach der Berechnung des Bruttolohns über den Menüpunkt „Lohnübergabe“ die Auswahl für die jeweilige Schnittstelle vorgenommen werden.

Die Auswahl von Qualifikationen in den Lohn – Gültigkeiten

Diese hervorragende Lohnabrechnungsfunktion steht Ihnen seit Version 2.4.92 zur Verfügung und sie lässt Ihnen zwei Optionen zur Auswahl:

Option 1

Bei Option 1 verfügt der entsprechende Mitarbeiter über diese Qualifikation, ohne dass dabei eine höhere Qualifikation, durch die er der gewünschten automatisch entspricht, von Bedeutung ist.

Option 2

Der Mitarbeiter ist ausschließlich im Besitz der verlangten Qualifikation und hat damit keine höhere vorzuweisen.

Diese Unterscheidung ist für die Anlage von Gültigkeiten von großer Bedeutung, damit zum Beispiel einem „Meister für Schutz und Sicherheit“ eine andere Zulage eingeräumt werden kann als eine „Fachkraft für Schutz und Sicherheit“.

Findet sich eine Qualifikation nicht als Part der üblichen Qualifikationshierarchie, kann sie Option 1 oder 2 zugeordnet werden.

Die Ermittlung monatlicher Mehrarbeit

Zunächst einmal ist zu erwähnen, dass das Abrechnungsmodell, welches als Grundlage für die Berechnung der Normalstunden zur Anwendung kommt, nicht von Bedeutung ist.

Grundsätzlich kommen die bis zu diesem Zeitpunkt erfassten Normalstunden zum Einsatz, um die monatliche Mehrarbeit zu bestimmen.
Hierbei ist die Möglichkeit gegeben, Einstellungen vorzunehmen, die unterschiedliche Grenzwerte für Mehrarbeit bei unterschiedlichen Tarifgebieten gewährleisten.

Der Konfiguration von Disponic muss hier besondere Beachtung geschenkt werden, da diese eine gewisse Einheitlichkeit aufweisen muss und zwar indem sie die Abrechnungsmodellposition innerhalb eines eigenen Abrechnungsmodells und einer eigenen Gültigkeit vornimmt oder einem bereits vorhandenen Abrechnungsmodell beifügt.

Ab wann, also ab welcher Schicht der Mehrarbeitszuschlag berechnet werden muss, können Sie der Lohnaufteilung entnehmen.