Advoware Systematik im Großformat

Teil 1

Die rechtliche Unterstützung Ihrer Mandanten erfordert jede Menge Papierkram, der kategorisiert, kopiert und aufbewahrt werden muss. Verständlich, dass Sie von diesen notwendigen Aufgaben oft mächtig genervt sind und deshalb möchten wir Ihnen Advoware vorstellen.

Die Lösung all Ihrer Probleme

Mit mehr als 4000 Kunden ist längst bewiesen, dass Advoware die perfekte Komplettlösung für Ihre Kanzlei ist. Als vollumfängliche SQL – basierte Lösung ist der Gebrauch von Advoware in der Cloud als VPN – Anbindung ebenso möglich, wie als Cloud Computing oder in den lokalen Netzwerken aufgrund der echten Client – Server Datenbank Architektur.

Aufgrund der fehlenden Datenmengendrosselung ist die Speicherung beliebig vieler Akten, Termine, Wiedervorlagen, Bilder, Videos, PDFs etc. möglich. Dank der multiprozessorfähigen Datenbank gelingt es Advoware alle Informationsverläufe und abgespeicherten Nachrichten für digitale Abläufe in einem rasanten Tempo zur Verfügung zu stellen.

Die Benutzerfreundlichkeit

Die Benutzeroberfläche von Advoware ist auf Spontanität, Dynamik und Anpassungsfähigkeit ausgerichtet, wobei ihr Schwerpunkt sich immer auf die individuellen Einsatzbereiche der digitalen Aufgaben in Ihrer Kanzlei konzentriert.

Hierzu gehört auch die Verlagerung einzelner Programmelemente, wie beispielsweise des Tagesplaners oder der Dokumentenvorschau auf mehrere Monitore. Die Gestaltung Ihrer Benutzeroberfläche orientiert sich an Ihren Favoriten und dem von Ihnen gewählten Design.

Die Administration von Dokumenten

Beim Dokumenten – Management – System von Advoware werden praktisch alle bekannten Verfahren zur Verwaltung, Speicherung, Erfassung, Bewahrung und Bereitstellung von Inhalten für digitale Dateien, wie beispielsweise Word, Excel, PDF, E- Mail usw. bereitgestellt. Eine Kooperation des digitalen Postein- und Postausgangs mit den integrierten Scandiensten, einschließlich OCR, Trennblattfunktion, automatischer Aktenzeichenerkennung, sowie der Kommunikationszentrale mit eigenständigen E – Mail – Bestandteilen, beA und E – Post offeriert Advoware ebenfalls. Des Weiteren erfolgt eine überwiegend automatisierte Zuweisung von eingehenden Scans, E – Mails, beA – Nachrichten und E – Post zu den entsprechenden Akten, sowie eine Einbindung in die weiteren notwendigen Prozesse.

Die digitale Bearbeitung erhält ein Mentoring durch zahlreiche Möglichkeiten zur Erinnerung und Delegation der entsprechenden Akten, der Partizipation und Erledigung von PDF – Formularen und der Alternativen zum Drag & Drop aus E – Mail – Programmen, wie Outlook, Thunderbird oder Tobit, vorausgesetzt der integrierte Advoware E – Mail – Client soll nicht zur Anwendung kommen.

Rechnungen und Buchhaltung

Der Leistungsumfang von „Rechnungen und Buchhaltung“ beinhaltet:

  • Die Rechnungsstellung nach RVG / GNot KG / StBVV, inklusive freier Vorlagen und Favoritenrechnungen
  • E – Rechnungen
  • Die Darstellung von Konzernstrukturen
  • Mahnabläufe in automatisierter Form und in speziellen Zeitintervallen samt der Erfassung von Zeiten zu den entsprechenden Akten
  • Das Zeithonorar mit der Sicherung von Stundensätzen für Akten, Mitarbeiter, Mandanten und Aufgaben
  • zahlreiche Alternativen für Statistiken und Fremdsprachenunterstützung
  • Die Verteilung des Honorars
  • Die Liste der offenen Posten
  • Listen zur Dokumentation des Umsatzes nach Zeitraum, Sachbearbeiter und Referat
  • Die Mandantensalden
  • Die assimilierte Finanzbuchhaltung mit der Option zur automatisierten Anfertigung von UstVA, Umsatzsteuerjahreserklärung, Einnahmenüberschussrechnung, sowie betriebswirtschaftlicher Auswertung und halbautomatisierter Dokumentation digitaler Belege
  • Den Export von Daten u.a. ins Datev – Format, GDPDU und Excel
  • Die Anlagenbuchhaltung
  • Den Anlagenspiegel
  • Das Inventurblatt
  • Die AfA – Buchungsliste
  • Die halbautomatische Verarbeitung von Kontoauszügen

Zusätzliche Highlights zum oben genannten Leistungsumfang finden sich in der Administration von Adressen in DSGVO – konformer Art und Weise, sowie in der Verwaltung von Adressgruppen, inklusive Serienbrief und Serienmail zur Mandantenpflege und -akquirierung. Aber auch eine aktenübergreifende, auf den Mandanten bezogene Sicht auf Ihre Daten wird gewährleistet, ebenso, wie anhand von Warnsignalen das Versäumen unerledigter Fristen, Postausgänge und noch nicht abgerechneter Zeithonorare der Vergangenheit angehört.

Des Weiteren erfolgt die Aufnahme verknüpfbarer, referatskennzeichnender und kanzleisignifikanter Daten zur Akte völlig unkompliziert und Kollisionsprüfungen für den Anwalts- und Notarsektor zeichnen sich durch ihre datenpool- und standortübergreifende Eigenschaft aus. Die elektronische Akte verfügt über zahlreiche Import- und Exportalternativen, sowie den Offline – Export.

Um die elektronische Akte so übersichtlich und strukturiert wie möglich zu halten, gibt es die allgemeine oder nach Referat konfigurierbare Ordnerstruktur. Mit vielfältigen Ansichten und frei festlegbaren Rubriken punktet der datenpoolübergreifende Terminkalender, der auch über eine Outlook – Synchronisation verfügt.

Das Kanzlei – Controlling basiert auf realen Stundensätzen oder internen Verrechnungssätzen mit Budgetierung. Kostenrisikokalkulation, Zinsrechner, Immobilienkostenrechner, sowie Unterhalts- und Pfändungstabellen stehen als Hilfsprogramme zur Verfügung. Und auch das Kopieren von Akten von Datenpool zu Datenpool, welches zur Bearbeitung im Homeoffice oder zur Archivierung abgelegter Akten fungiert, ist mit Advoware kein Problem.

Die integrierte Schnittstelle zu Microsoft Teams macht Sofortbesprechungen und die Vereinbarung von Terminen für Videoanrufe zum Kinderspiel. Schnittstellen zu externen Dienstleistern finden sich in e.Consult, Drebis, Supercheck, Riser und beck – online.

Das leistungsfähige Inkassomodul deckt alle Ansprüche des Gesetzes zur Verbesserung des Verbraucherschutzes im Inkassorecht gesetzestreu ab. Während das GwG – Modul Hilfestellung bei der Einhaltung der Vorgaben aus dem Geldwäschegesetz offeriert, bietet der Viewer Unterstützung bei XJustiz – Akten.

Selbst eine Reisekostentabelle für auswärtige Anwälte präsentiert Advoware, ebenso wie eine ERVV – konforme Vergabe von Dateinamen mit umfangreichen Umbenennungsoptionen.