Advolux Die All – in – One Lösung für Ihre Kanzlei

Teil 3

Der Kostenfestsetzungsantrag

Mit Advolux wird der Kostenfestsetzungsantrag einschließlich Vorschrift, Steuer, Gericht, Verfahren, Streitwert und Bezeichnung angefertigt. Sie wählen ganz einfach die betreffende Vorlage aus, die schon einen oder mehrere RVG – Gebührentatbestände beinhaltet und in Windeseile ist Ihr Kostenfestsetzungsantrag erstellt und kann ins Forderungskonto übernommen werden. Im Gegensatz zum Kostenfeststellungsantrag versteht sich die Kostenberechnung als Hilfsberechnung und wird aus diesem Grund nicht mit einer Rechnungsnummer versehen und auch nicht als offener Posten verbucht.
Advolux nimmt eine Differenzierung zwischen Kostenfestsetzungsantrag, Kostenberechnung und Rechnung vor.

Das elektronische und automatische Mahnverfahren

Die Umsetzung des elektronischen Mahnverfahrens erfolgt über das beA, das Gerichts- oder Verwaltungspostfach (EGVP).  Das Anlegen von Verfahren kann in vielen unterschiedlichen Arten vonstattengehen und Advolux sorgt für die passende Übersicht über alle Gerichte und Zuständigkeiten samt Suchfunktion. Zum Inhalt eines jeden Verfahrens gehören Streitwert, Kurzrubrum, Parteirolle, Aktenzeichen und Gericht. Advolux bestimmt zusätzlich für jedes Verfahren automatisch das dafür zuständige Gericht und übernimmt die vorschriftsmäßige Abbildung und Administration aller gerichtlichen Prozesse.
Beim automatischen Mahnverfahren wird eine EDA – Datei angefertigt, die eine gültige vom Gericht angeforderte Prozessvertreterkennziffer (PVKEZI) und eine valide Dateibezeichnung mit Nummernkreis für das jeweilige Mahngericht enthält. Auch der Mahnbescheid wird über beA oder EGVPClient versandt und die Kommunikation mit den Mahngerichten verläuft dank höchster EDA – Ausbaustufe vollelektronisch.

Die Magie der Buchhaltung

Ihre Buchhaltung erledigt sich mit Advolux fast wie von Zauberhand. Das integrierte Buchhaltungsprogramm Lexware Buchhaltung pro fertigt Ihnen den Jahresabschluss als Bilanz an, übernimmt für Sie die GuV oder E/Ü Auswertung, kennt sich mit der USt – Voranmeldung /Elster aus, sowie der USt – Erklärung und Auswertung.
Da das Verbuchen aller Ein- und Ausgänge über den Standardkontenrahmen erfolgt, besteht die Möglichkeit, diese Daten am Ende der Buchungsperiode direkt an den Steuerberater weiterzugeben.
Ob RVG -, Zeit- oder Honorarabrechnung, mit Advolux haben Sie immer die richtige Wahl getroffen. Alle Rechnungen kommen im Aktenkonto zur Verbuchung, sind druckfertig, sowie simpel und schnell in der Erstellung und auch die RVG – Vergütungsabrechnung erledigt Advolux automatisch optimiert nach dem neusten Stand.
Das Exportieren von Schnittstellen zu externen Buchhaltungsprogrammen mittels Lexware Buchhaltung pro ermöglicht das jeder Rechnungskreis mit einer eigenen Buchhaltung versehen werden kann, was vor allem für Bürogemeinschaften enorme Vorteile bietet.
Völlig unkompliziert ist mit der Erlösverteilung die Segmentierung von in einer Rechnung aufgeführten Honoraren und abgerechneten Auslagen auf den ursächlichen Mitarbeiter. Durch die Unterstützung der am häufigsten vorkommenden Verteilungslogiken im Standard reagiert  Advolux auf die unterschiedlichen Rollen, wie Sachbearbeiter, Aquiseverantwortlicher, Aktenverantwortlicher usw., die Mitarbeiter bei der Erlösverteilung innehaben können. Natürlich ist es Ihnen auch möglich, eigene individuelle Rollen hinzuzufügen.
Die buchhalterische Abbildung der Umsatzverteilung erlaubt es, dass auch Verteilungsänderungen diachron fehlerfrei dargestellt werden können. Dieses wiederum schafft die Grundlage zur Verwendung dieser Werte als Basis für die Ausschüttungen in einer Kanzleipartnerschaft.

Advolux und seine herausragende Schnittstellenkompetenz

Advolux fungiert als Schnittstelle Ihrer Kanzlei zu Partnern, Mandanten, zur Justiz und nach Innen über EGVP, EDA – Mahnverfahren, Webakte der e. consult AG, ProNotar und beA. Aber auch das Schaffen eigener Schnittstellen, beispielsweise zum Datenaustausch von XML – Dateien, ist möglich.
Für den Transfer von Schriftsätzen und anderen Dokumenten auf elektronischem Weg in rechtswirksamer Form an alle Gerichte und Behörden, sowie zum Empfang in Advolux bietet sich die EGVP – Schnittstelle samt aller Ausbaustufen an.
Die durch die EDA – Schnittstelle begünstigte automatische Bearbeitung von Mahnsachen erleichtert die Einreichung von Anträgen auf Erlass eines Mahnbescheids und anderen Verfahrensanträgen in einer Darstellung, die ausschließlich maschinell lesbar ist und die Mitteilungen des Gerichts in derselben Art und Weise ermöglicht.
Die Webakte der e. consult AG dient der effizienten Kommunikation mit Ihren Mandanten, denn sie beinhaltet alle Dokumente in strukturierter, chronologischer und sortierter Form, die sich schnell von jedem Endgerät abrufen lassen.
Neue Dokumente werden automatisch mit einem digitalen Zeitstempel versehen und sind in Sekundenschnelle hochgeladen. Das Hosting der Webakte erfolgt auf zertifizierten Servern in unserem Rechenzentrum und maximale Sicherheit garantiert der Zugriff über verschlüsselte Datenleitungen.
Mit Hilfe der ProNotar – Schnittstelle ist es Advolux möglich, an einer Akte beteiligte Personen einer Kontrolle auf eine Notariatsbeteiligung zu unterziehen. Die von Advolux ausgehändigten Daten des Mandanten können zusätzlich von ProNotar kontrolliert werden.
Die Verwendung ausschließlich von beA – Softwarezertifikaten für den Versand und Empfang von Nachrichten über das elektronische Anwaltspostfach gehört bei Advolux zum Standard. Für Sie entsteht dadurch der Vorteil, dass Sie die Zugriffsrechte Ihrer Mitarbeiter ganz bequem nur in Advolux einstellen müssen. Der Signaturvorgang lässt sich vom Nachrichtenversand problemlos trennen, so dass es zu keiner Störung Ihrer gewohnten Abläufe kommt. Die digitale Signatur fungiert aber auch als Garant für die Einhaltung der Schriftform für materiell – rechtliche Erklärungen gem. §§ 126 Abs. 3, 126a BGB, auch wenn diese zum Inhalt eines Schriftsatzes zählen. Zusätzlich steht Ihnen weiterhin ein integrierter Posteingang und -ausgang zur Verfügung, der die Zusammenfassung aller Kommunikationsmedien unterstützt. Die ständige Eingabe des Pins bei jedem Zugriff auf das beA entfällt, was zu einem weitaus angenehmeren Arbeiten beiträgt.

Termine, Fristen, Wiedervorlagen

Für die Administration von Terminen, Fristen und Wiedervorlagen stellt Advolux unterschiedliche Funktionen zur Verfügung. So bietet der aktenübergreifende Kalender die Möglichkeit zur Organisation von Terminen, Fristen, Aufgaben und Wiedervorlagen aller Mitarbeiter inklusive deren dortiger Bearbeitung. Außerdem werden auch in jeder Akte, die für diese relevanten Termine, Fristen und Wiedervorlagen aufgeführt, so dass sie bei der Arbeit immer einsehbar sind.
Advolux bietet zudem eine eigene Kalenderadministration, die die Erstellung von Terminen und Aufgaben ohne Aktenbezug zulässt. Allerdings bei Fristen, Wiedervorlagen und Vermerken ist der Bezug zu einer Akte essenziell.
Das Versehen einer Akte mit einer Wiedervorlage übernimmt Advolux, damit unbearbeitete Akten nicht verlorengehen und Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt an die erneute Bearbeitung erinnert werden. Wird Ihnen die Akte zum Wiedervorlagedatum angezeigt, liegt es in Ihrem Ermessen, ob Sie die Bearbeitung verschieben möchten oder mit einer Markierung deren Erledigung signalisieren.
Nicht eingehaltene Fristen können mitunter unangenehme Rechtsfolgen nach sich ziehen und deshalb trägt Advolux diese Fristen in die Akte ein und ordnet diese auch gleich dem richtigen Fristentyp zu. Fällt das Datum der Frist auf einen Sonn- oder Feiertag, weist Advolux Sie darauf hin und bietet Ihnen die automatische Fristverschiebung an.